Os chamadores podem deixar mensagens no seu correio de voz por diversos motivos. Algumas das mensagens podem ser lembretes amigáveis para informações e contatos comerciais importantes. As coisas que você diz em sua mensagem de caixa postal, seja um correio de voz pessoal ou um correio de voz comercial, terão um papel importante no tipo de informação que você recebe das pessoas que ligam. Há algumas informações básicas que você deve sempre incluir em seu correio de voz.
Mensagem de saída
A primeira coisa que você deve fazer ao deixar uma mensagem de saída é identificar seu nome, organização e número de telefone. A segunda coisa que você deve fazer é abordar sua disponibilidade. Por exemplo, você pode querer dizer que não está disponível e informar a hora e o dia em que voltará. Por fim, detalhe o tipo de informação que você quer de volta no correio de voz, como nome, empresa, número e possivelmente uma mensagem. Um típico correio de voz de saída poderia soar assim: "Eu sou Bob Smith com a Sampson, Inc. em 555-555-5555. Não estarei disponível até as 4 horas de hoje, mas, por favor, deixe seu nome, empresa e número e retornarei seu telefonema imediatamente. Obrigado. ”Lembre-se de ser breve e dar instruções claras e concisas ao chamador.
Evite Problemas
Os chamadores podem, às vezes, ligar para números errados. Ao não indicar seu nome, organização e número de telefone em sua mensagem de saída, você pode receber mensagens que não são destinadas a você. Ao declarar essas informações, você garante que o chamador saiba que ele alcançou a pessoa certa ou discou o número correto. Você pode ou não querer incentivar seu interlocutor a deixar uma mensagem. Se você não incentivá-los a deixar uma mensagem, será difícil avaliar a importância do telefonema. Se você receber várias mensagens de correio de voz, essas mensagens são importantes para determinar quais chamadas telefônicas devem ser retornadas imediatamente e como se preparar para a devolução da chamada telefônica. Se você incentivar mensagens, deverá pedir que o chamador seja breve ou que resuma a mensagem. Mensagens de voz com explicações de mensagens longas podem se tornar incômodas ou desnecessárias, desperdiçando seu tempo.
Adicionar E-Mail, Mídia Social
Como muita informação é compartilhada através da mídia social, você provavelmente deve considerar adicionar informações de contato on-line à sua mensagem de saída. O desafio de deixar os contatos nas mídias sociais é fazer com que o interlocutor entenda onde deixá-lo. Pode exigir que você soletre seu nome e não assuma que o chamador saiba. Se você quiser que um chamador deixe uma mensagem em seu endereço de e-mail, você pode dizer “Você pode me deixar um endereço de e-mail em Bob Smith em Sampson ponto com”, ou “Você pode deixar uma mensagem no bobsmith Use seu bom senso, mas soletrando seu nome e o nome de sua empresa dá ao chamador a melhor chance de obter as informações corretas. Não é uma boa ideia mencionar endereços de URL, como no Facebook ou no Twitter, porque esses podem ser confusos. Se você acha que esses são os melhores lugares para deixar suas mensagens, diga em sua mensagem de saída: "Você também pode me deixar uma mensagem na minha página do Facebook".
