Praticamente toda organização depende de computadores ou equipamentos computadorizados para alguma função, e muitas organizações confiam nos funcionários para usar computadores todos os dias. Apesar das etiquetas de preço que essas máquinas carregam, elas oferecem um retorno sobre o investimento da organização na forma de ganhos de eficiência, apresentações mais profissionais e até comunicação aprimorada.
Eficiência
Nos dias antes de os computadores se tornarem onipresentes nas organizações americanas, os funcionários em funções com funções complexas, como contabilidade e análise, muitas vezes tinham que realizar cálculos avançados com pouco mais que um lápis, um papel e uma calculadora. Os funcionários encarregados de criar documentos também tiveram que escrever suas produções manualmente. Os computadores introduziram um elemento eletrônico que permite que os funcionários criem arquivos digitais sem a necessidade de escrever em papel, e as planilhas eletrônicas permitiram que os funcionários realizassem cálculos matemáticos complexos digitando-os simplesmente na máquina. Quando uma organização de extensão 4-H em St. Paul, Minn. introduziu computadores em 1986, de acordo com o Journal of Extension, os agentes rapidamente perceberam ganhos de eficiência na produção de materiais de treinamento e até gerando press releases.
Profissionalismo
Assim como os computadores permitem que os funcionários criem documentos com mais eficiência, as máquinas também ajudam os funcionários a dar a esses documentos uma aparência refinada e profissional. Em vez de enviar um manuscrito manuscrito ou datilografado para um jornal ou publicação local, por exemplo, os funcionários podem gerar o documento em um aplicativo de software, verificar eletronicamente erros de ortografia e gramática e enviar o documento diretamente para um editor. Os profissionais de vendas podem usar computadores para gerar gráficos e gráficos demonstrando as vantagens de seus produtos e serviços, e os apresentadores podem usar computadores para desenvolver e oferecer apresentações de slides profissionais, animadas e até interativas.
Compartilhamento de dados
Em uma lista de vantagens de escritório que os computadores oferecem, o site de computação Spam Laws reconhece repetidamente a capacidade dos computadores e das redes de facilitar o compartilhamento de informações. Os funcionários em um local podem criar documentos eletrônicos e os funcionários em outro local - até mesmo em outro país - podem recuperar o documento apenas momentos depois. Como os arquivos eletrônicos ocupam apenas uma quantidade muito pequena de espaço físico, os funcionários também podem levar arquivos com eles ao viajar ou acessá-los eletronicamente de um local remoto.
Comunicação
Os computadores permitem a comunicação eletrônica, e essa forma de acesso instantâneo representa, sem dúvida, uma das vantagens mais significativas que os computadores podem oferecer a uma organização. Usando comunicação eletrônica como e-mail, mensagens instantâneas e webcasts, os líderes organizacionais podem se comunicar com um grande número de funcionários em tempo real, independentemente da localização física. Os computadores também ajudam a facilitar a comunicação eletrônica com outras partes interessadas importantes, como investidores e fornecedores, e os clientes podem usar a comunicação eletrônica para obter serviços rapidamente ou mesmo fazer um pedido. Os computadores podem até mesmo ajudar as organizações a reduzir os custos de comunicação, facilitando videoconferências que reduzem o deslocamento físico ou estabelecendo conexões de voz que eliminam a necessidade dos telefones tradicionais.
