As contas a pagar de um pequeno escritório são uma conta de passivo circulante composta de obrigações de dívida que devem ser pagas dentro dos próximos 12 meses. É importante que os documentos que suportam esses itens da dívida sejam organizados de modo que os pagamentos dessas obrigações sejam feitos no prazo. O pagamento atempado das contas a pagar mantém a posição de crédito da organização, além de garantir boas e estáveis relações com credores e fornecedores.
Corresponder faturas recebidas com seu pedido de compra e recebimento ou documento de conclusão do serviço. Uma fatura válida e pagável existe quando um pedido de compra aprovado foi criado e os itens do pedido foram recebidos ou os serviços foram concluídos. Crie pastas por nome de fornecedor para armazenar pedidos de compra sem correspondência, documentos de recebimento e outros documentos de suporte.
Arquivar contas a pagar documentos por data de pagamento. Após as faturas serem correspondidas com os documentos comprovativos, verifique a data de vencimento e defina uma data de pagamento para a fatura. Organize as faturas em pastas que representam cada dia do mês. Quando você determinar a data de pagamento da fatura, registre-a nesse dia. Uma pasta de acordeão, que não ocupa muito espaço, pode ser usada para manter os documentos organizados; cada guia pode representar um dia do mês. Se uma pasta de acordeão for muito pequena, considere o uso de arquivos suspensos que oferecem mais espaço para papelada. Atribuir apenas o dia do mês a cada pasta ou arquivo; quando o mês atual terminar, você poderá reutilizar esses arquivos para o próximo mês.
Inclua em sua programação diária uma revisão do arquivo de contas a pagar daquele dia. Se houver faturas registradas nesse dia, emita um pagamento para a fatura e marque-a como paga. A fatura deve anotar a data de pagamento, o número do cheque ou o ID da transação, se pagos eletronicamente, o valor pago e a identificação da pessoa que processou o pagamento.
Arquivar faturas pagas em arquivos criados para cada fornecedor ou credor. O arquivo do fornecedor deve conter todas as faturas pagas desde o início do período contábil ou de 12 meses. Os documentos neste arquivo suportam os pagamentos feitos ao fornecedor. Se ocorrer um problema em um pagamento ou se um pagamento de reivindicações do fornecedor não tiver sido recebido, essa documentação poderá fornecer suporte sobre quando o pagamento foi concluído e os itens que foram pagos ou não pagos.
