Assistentes administrativos e secretários de clube podem armazenar atas de reuniões de várias formas. É melhor ter uma cópia eletrônica e uma cópia impressa para que uma possa servir como backup para a outra, caso uma cópia seja perdida ou inadvertidamente arruinada.
Salvando o arquivo eletronicamente
Salve atas de reunião no seu computador no mesmo local quando sua organização tiver uma reunião. Dê um nome de arquivo semelhante a cada vez para que seja fácil localizar o arquivo exato de que você precisa no futuro. Por exemplo, você pode intitular minutos da reunião de diretoria sem fins lucrativos como "Board_Minutes_21 de abril de 2011" e, em seguida, salvar no mês seguinte como "Board_Minutes_20 de maio de 2011." Se você tiver diferentes tipos de reuniões para acompanhar minutos, salve cada um em uma pasta diferente. Uma pode ser rotulada de “Reuniões da Diretoria” e outra de “Reuniões da Equipe”, ambas as quais são mantidas em uma pasta “Reuniões” no seu computador.
Armazenamento online
Salve seus minutos usando um serviço de armazenamento de documentos on-line. Esses serviços geralmente cobram uma taxa, mas se o seu computador ou servidor ficar inativo, você poderá acessar a Internet de outro local e recuperar seus arquivos.
Preços
Empresas de armazenamento on-line podem oferecer um período de teste gratuito para você testar seu produto. O LiveDrive, por exemplo, oferece um teste gratuito de duas semanas e cobra US $ 6,95 por mês para um computador e US $ 16,95 por mês para até três computadores para backup on-line, a partir de abril de 2011. Ambos os planos têm largura de banda ilimitada upload e download). A Elephant Drive tem uma avaliação gratuita de 15 dias. Ele oferece um plano individual com até 100 GB de armazenamento para 2 computadores por US $ 9,95 por mês ou US $ 99,50 por ano. O plano da família abrange até cinco dispositivos, tem até 500 GB de armazenamento por US $ 19,95 por mês, ou US $ 199,50 por ano.
Cópias impressas
Imprima uma cópia da ata da reunião. Coloque divisores rotulados com o mês e ano das reuniões em um fichário. Insira a cópia dos minutos na seção correta de mês e ano. À medida que seus fichários forem preenchidos, marque a lombada com o ano dos minutos e inicie um novo fichário. Considere manter duas cópias dos seus minutos de reunião armazenados em dois locais, caso algo aconteça com um deles.
