assinar ou não assinar? Essa é a pergunta que muitas vezes surge quando gerentes ocupados decidem escrever um memorando. Ao contrário das cartas comerciais, que exigem claramente uma assinatura, os memorandos são um assunto diferente. Assiná-los não é claro para muitos jovens gerentes que estão começando no mundo dos negócios. As dicas a seguir ajudarão a esclarecer se devem assinar ou não assinar.
Itens que você precisará
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Computador
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Programa de processamento de texto básico
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Guia de gramática ou livro de estilo, ou seja, AP Style Book
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Pesquisa tópica, ou seja, relatórios financeiros, relatórios contábeis, etc.
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Dicionário, dicionário de sinônimos, software de planilha eletrônica (opcional)
Na superfície, eles podem parecer semelhantes, mas há muitas diferenças entre um memorando e uma carta. Cartas escritas em papel timbrado da empresa são documentos externos. Eles tendem a ir para audiências externas menores, como clientes, fornecedores e reguladores do setor. Isso faz da assinatura um elemento obrigatório. Os memorandos, no entanto, são internos e normalmente vistos apenas pelos funcionários de uma empresa. Na prática, os memorandos não incluem uma assinatura. No entanto, às vezes os gerentes são sábios para incluir suas iniciais ao lado de seu nome no cabeçalho. O verdadeiro truque é saber se e quando fazer isso.
O objetivo de um memorando ajudará a ditar se deve ou não assiná-lo. Em segundo lugar, os memorandos são uma ferramenta primária usada pelos gerentes para compartilhar informações com os funcionários, sejam simples anúncios ou informações importantes sobre mudanças na política. Alguns memorandos tendem a ser mais sensíveis do que outros.
Quão sensível é a informação? Memoriais de rotina - aqueles que lidam com tópicos não controversos - compõem a maior parte dos memorandos enviados pelos gerentes. Esses tipos de memorandos raramente exigem acompanhamento e tendem a ser tomados pelo valor nominal. Outros tópicos, como medidas corporativas de redução de pessoal, benefícios de saúde reduzidos, etc., podem ser difíceis para os funcionários ouvirem. Como resultado, sua validade pode ser contestada. Quando o assunto é sensível, o gravador de notas pode inicializar o memorando para adicionar validade ao conteúdo. Mas, mesmo assim, as iniciais não são necessárias.
Quantas pessoas receberão o memorando? Novamente, os memorandos às vezes chegam a centenas de pessoas e rubricá-los pode ser uma tarefa demorada. No mundo dos negócios, tempo é dinheiro. Mesmo a adição de iniciais pode ser um grande empreendimento. Ao decidir se deve ou não inicializar uma nota, pergunte qual valor está sendo adicionado a essa tarefa? Se não houver, pule-a.
Dicas
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Os blocos de assinatura indicam aos leitores que chegaram ao final de uma carta. Com memorandos, no entanto, telegrafar o final usando expressões de transição destacando a conclusão, como "no fechamento" ou "por último".
Aviso
Lembre-se de que, esteja você escrevendo um memorando ou uma carta, com ou sem assinatura, pode ser um documento legalmente vinculativo. Nunca elimine qualquer correspondência às pressas. Você poderia obter você e sua empresa em água quente.
