Atas de reuniões são documentos legais essenciais para organizações sem fins lucrativos, agências governamentais, sociedades e corporações. Eles fornecem um registro do processo de tomada de decisão. Minutos são distintos do ditado. Eles não são uma transcrição palavra por palavra do que aconteceu na reunião; em vez disso, eles são um registro de quem compareceu, o que foi discutido, quaisquer votos que foram lançados e o que foi decidido. Minutos são mantidos por vários anos.
Prepare-se para gravar minutos precisos
Revise a agenda da reunião. Isso permitirá que você planeje itens importantes da agenda sobre os quais precisará fazer anotações. Você também terá uma noção de quantos participantes esperar.
Elabore uma folha de participantes. Isso pode ser tão simples quanto um pedaço de papel com o título da reunião e data no topo com várias linhas numeradas. Você distribuirá isso no início da reunião para que os participantes assinem.
Certifique-se de que seu equipamento de gravação está funcionando corretamente. Você pode optar por fazer anotações da reunião em um laptop, ou com caneta e papel, ou gravando a reunião. Se a reunião cobrir informações confidenciais, discuta a gravação com o presidente e explique sua intenção de usar a gravação apenas para garantir a precisão dos minutos.
Criar Minutos da Reunião para o Registro
Tome notas durante a reunião. Concentre-se no assunto de cada discussão e deixe comentários. Por exemplo, observe que a alocação de fundos para um novo prédio foi discutida, mas não observe que a "discussão foi emocional e aquecida". Observe quem propôs cada movimento e o que foi resolvido.
Crie um documento que será a ata oficial da reunião. Deve ser o mesmo formato dos minutos da reunião anterior. Considere o uso de seis seções: chamada em ordem, chamada em escala, aprovação das atas da última reunião, questões em aberto, novos negócios e adiamento. Em cada um deles, forneça um resumo breve e neutro da discussão ou atividade. Se houver uma contagem de votos, inclua a contagem. Se os votos não foram contados, declare apenas que uma moção foi "carregada" ou "falhou". Crie um espaço para que as atas sejam assinadas por você como o tomador de notas e o presidente, que aprovará as atas.
Circule as atas para os membros do conselho dentro de uma semana da reunião e - se a reunião foi pública - arquive-as como registro público. Faça alterações e correções conforme necessário. Consulte as suas próprias notas ou a gravação da reunião, se for necessário esclarecer.
Armazenar atas de reunião em arquivos da empresa
Arquive as atas da reunião com as de reuniões anteriores. Você pode manter os minutos em um fichário, organizado por comitê ou diretoria e em ordem cronológica. Como as atas de reuniões são registros legais, mantenha-as na sede.
Exclua a gravação que você fez da reunião, a menos que seja a política da sua organização manter esse registro. Uma vez que as suas atas são finais, geralmente não há necessidade de manter esse back-up, e seu conteúdo pode ser confidencial ou confidencial.
Copie e distribua as atas da reunião no início da próxima reunião. Estes serão aprovados como o primeiro ponto de negócios.
Dicas
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Revise os modelos de reuniões, se necessário. Estude como os minutos mais antigos foram mantidos ou pesquise on-line por "Modelos de Atas de Reuniões".
