Um memorando - abreviação de memorando - é uma comunicação escrita que registra informações a serem compartilhadas com um grupo de pessoas em um ambiente profissional. Embora os memorandos possam ser formatados em vários modelos, é importante incluir as partes significativas de um memorando para que o memorando sirva como uma ferramenta de comunicação eficaz.
Título
Um memorando deve ter um cabeçalho que especifique o remetente, o destinatário, a data e o assunto. Quando você incluir o nome de um indivíduo no memorando, escreva o cargo dele depois dele. Inclua seu próprio cargo após o seu nome no campo "De". O título vai no topo do memorando, precedendo o texto. Se o memorando for urgente, pode ser prática comum em seu escritório escrever a palavra "Urgente" no topo do cabeçalho.
A visão geral, que vem depois do cabeçalho, explica brevemente o conteúdo do memorando. Na visão geral, introduza o propósito do memorando, como apresentar uma ideia ou responder a uma tarefa que lhe foi dada. A visão geral dá ao leitor uma idéia básica do que é o memorando para que ela possa decidir se quer ler o memorando imediatamente ou mais tarde.
Contexto
A seção de contexto de um memorando fornece um pano de fundo para as informações que estão sendo apresentadas. Isso ajuda o leitor a entender a conexão do memorando com os negócios. Por exemplo, você pode escrever: "Devido aos protocolos de tecnologia avançada …" Essa frase, e outras semelhantes, ajuda o leitor a colocar o memorando no contexto do que mais está acontecendo no negócio.
Tarefas e Resoluções
Se o propósito do seu memorando é explicar as tarefas que você irá executar em resposta ao contexto, você pode dizer isso na próxima parte do memorando. Por exemplo, você pode dizer: "Eu investigarei a pesquisa de mercado para tecnologia …" Isso dá ao leitor uma ideia dos próximos passos que você está tomando. Se a sua nota for apresentar uma resolução, você pode escrever: "Minhas descobertas concluem que a nova tecnologia não beneficiaria nossa empresa porque …"
Detalhes
Alguns memorandos pedem a inclusão de detalhes. Se você precisar incluir estatísticas, dados ou informações de pesquisa de mercado, forneça esses detalhes em um novo parágrafo. Essas idéias de apoio são conhecidas como a parte de discussão do memorando.
Conclusão
Encerre seu memorando com uma breve conclusão que diga ao leitor o que você espera que ele tenha obtido ao lê-lo. O segmento de fechamento também deve informar ao leitor que você recebe perguntas ou comentários para discussão.
Anexos
Se você se referir a gráficos, tabelas, políticas, relatórios, atas ou outros documentos comerciais em sua nota, anexe-os ao final do memorando. Inclua na página de memorando uma nota na parte inferior de que um ou mais documentos estão anexados.
