Um orçamento é um plano de operações e atividades para o próximo período, como um mês, trimestre ou ano, expresso em termos quantitativos. O orçamento baseado em zero é um método de orçamento que exige que você justifique especificamente cada elemento de custo, como se as atividades estivessem sendo realizadas pela primeira vez. O orçamento incremental é uma abordagem de criação de orçamento que pressupõe que haverá pouca mudança na atividade para o próximo ano em comparação com o ano atual.
Preparação
Em princípio, o orçamento baseado em zero exige que você prepare o orçamento começando com níveis zero de orçamento a cada trimestre ou ano. Você não precisa começar do zero, mas pode começar do nível atual de despesas e trabalhar para baixo. Ao fazer isso, considere o que aconteceria se qualquer aspecto específico das despesas e operações atuais fosse removido do orçamento. O orçamento incremental exige que você adicione ou subtraia apenas os níveis de custo anteriores. Você começa com o orçamento do período anterior e adiciona ou subtrai de acordo com as necessidades esperadas.
Justificação
No orçamento baseado em zero, você é obrigado a justificar cada dólar de custos a partir de uma base zero, como se os programas envolvidos estivessem sendo iniciados pela primeira vez. Por outro lado, o orçamento incremental exige que você justifique apenas acréscimos ou subtrações dos níveis de custo anteriores.
Desperdício
O orçamento incremental estimula a folga e o desperdício de gastos para entrar nos orçamentos. Isso ocorre porque, ao usar esse sistema, você estará perpetuando ineficiências passadas, já que os níveis de custo raramente são submetidos a um exame minucioso. No orçamento baseado em zero, cada aspecto do orçamento é examinado em termos de custo e benefícios, eliminando, assim, operações perdulárias e ineficientes.
Alocação de recursos
No orçamento baseado em zero, cada atividade organizacional, ou pacote de decisão, é avaliado e classificado com base em seu benefício para a organização. Atividades que são vitais para a própria existência da organização, como funcionários, recebem a mais alta prioridade. Os recursos são então alocados no orçamento, de acordo com os fundos disponíveis e a avaliação e classificação dos pacotes concorrentes. No orçamento incremental, os fundos do ano anterior alocados a uma atividade são simplesmente ajustados pela inflação, independentemente da classificação da atividade.
Freqüência de Preparação
Outra maneira pela qual o orçamento baseado em zero e o orçamento incremental diferem é em termos da frequência de preparação. Devido à enorme quantidade de tempo gerencial necessário para elaborá-los, os orçamentos baseados em zero são preparados a cada cinco ou mais anos. O orçamento incremental é realizado todos os anos, uma vez que o orçamento do ano anterior deve ser incorporado ao prepará-lo.
