Os empregadores emitem o formulário W-2 para seus funcionários. As informações do contribuinte são mostradas no lado esquerdo do formulário. No lado direito estão códigos e informações financeiras, e a parte inferior do formulário exibe informações fiscais estaduais e locais. Um W-2 deve ser emitido para todos os funcionários que ganharam pelo menos US $ 600 ou tiveram impostos como o Medicare ou o Seguro Social retidos.
Quando eles devem ser emitidos
Os empregadores devem emitir o formulário W-2 para o empregado até 31 de janeiro. Se 31 de janeiro cair em um final de semana, o prazo é o primeiro dia útil em fevereiro. Os funcionários devem receber o Formulário W-2 até 14 de fevereiro. Após esse prazo, você pode solicitar assistência para obter o formulário ligando para a Receita Federal pelo telefone 1-800-829-1040, fornecendo seu nome e endereço, o nome e endereço de seu empregador., o número de identificação do empregador, se conhecido, e uma estimativa dos salários ganhos, incluindo datas de emprego e impostos retidos. O empregador também deve enviar uma cópia do W-2 de cada funcionário para a Administração da Previdência Social até o final de fevereiro ou, no caso de arquivamento eletrônico, no final de março.
Arquivar sem um formulário W-2
Depois de chamar o IRS para obter assistência, o IRS enviará ao funcionário um Formulário 4852, Substituto para o Formulário W-2, Declaração de Salário e Imposto, com instruções para preencher o formulário.Se a falta do W-2 não for recebida a tempo de registrar os impostos, você poderá usar o Formulário 4852 para completar sua declaração de imposto, anexando o Formulário 4852 ao retorno quando ele for enviado pelo correio. Se um Formulário W-2 for eventualmente recebido, e as informações forem diferentes das apresentadas no Formulário 4852 enviado, você poderá preencher o Formulário 1040X, Reenvio Individual do Imposto de Renda dos EUA.
Penalidades do empregador para falsificar um formulário W-2
Os empregadores podem incorrer em penalidades por fornecer informações incorretas em um Formulário W-2 ou por fornecer intencionalmente informações falsas. Arquivar informações incorretas pode ser simplesmente o resultado da manutenção descuidada de registros, como fornecer um número incorreto de identificação do contribuinte, reportar salários incorretos ou impostos retidos ou deixar de entregar o formulário aos funcionários no tempo exigido por lei. A penalidade é baseada no tempo entre o arquivamento correto e a data de vencimento do arquivamento original. Por exemplo, se o formulário corrigido for apresentado entre 30 dias após a data de vencimento e 1º de agosto, a penalidade será de US $ 60 por formulário com um máximo de US $ 500.000 por ano, a menos que a empresa se qualifique como uma pequena empresa. anos de US $ 5 milhões ou menos - em cujo caso o máximo é de US $ 200.000. O registro fraudulento tem uma penalidade de pelo menos US $ 250,00 por formulário e não há limite de multas. A apresentação de informações fraudulentas abre o empregador para a possibilidade de um processo civil por parte do funcionário, porque a responsabilidade fiscal do funcionário será baseada nas informações fornecidas ao IRS pelo empregador.
Penalidade do funcionário por fornecer informações W-2 fraudulentas
Quando uma declaração de imposto é assinada, o contribuinte está declarando que as informações fornecidas estão corretas. Conscientemente assinar um retorno que contém informações incorretas do W-2 é cometer perjúrio e pode resultar em uma sentença de até três anos, multas de até US $ 250.000 ou ambos. Se o objetivo de arquivar informações incorretas for sonegar impostos, como não incluir todas as receitas obtidas conforme documentado no Formulário W-2, o contribuinte pode estar sujeito a penas que incluem prisão de até cinco anos, multas de até US $ 250.000 ou ambas.
