Agora, mais do que nunca, as empresas estão pedindo que os funcionários forneçam evidências de tudo, desde as despesas de viagem até provar que seus filhos são realmente filhos biológicos para fins de seguro. No centro desta documentação está o departamento de recursos humanos, porque na maioria das organizações de pequeno e médio porte esse departamento é o centro de toda a documentação do funcionário. Quando seus benefícios são cancelados ou você tem problemas com seu W-2 ou salário, o departamento de recursos humanos é o local para começar sua consulta.
Digite a data. Ignore uma linha e digite o nome e o título da pessoa de contato no departamento de recursos humanos. Em linhas separadas, digite o nome do departamento, o nome da organização e o endereço. Pule uma linha adicional e digite "Dear Mr./Ms. (Last name)" seguido de dois pontos. Se você não souber o nome da pessoa responsável pelos recursos no departamento de recursos humanos, ligue e descubra para que você possa incluir o nome dele em sua carta. Uma carta escrita para uma pessoa específica tem mais probabilidade de ser lida e interpretada do que uma carta geral endereçada ao departamento como um todo.
Abra a carta identificando-se pelo seu nome, número de identificação do funcionário e departamento, se aplicável. Explique que você está apelando para uma decisão tomada pelo departamento de recursos humanos. Explique a decisão em detalhes e inclua uma cópia da documentação que você recebeu, como uma carta.
Dê o seu lado da história e forneça evidências para respaldar suas reivindicações. Por exemplo, se seu seguro foi cancelado porque os recursos humanos alegaram que você não pagou seu prêmio, forneça evidências como recibos de companhias de seguros ou recibos de pagamento que demonstrem que o prêmio de seguro foi deduzido de seu pagamento. Use um tom prático. Erros acontecem, e ficar com raiva do destinatário não é susceptível de ajudar o seu caso.
Agradeça ao destinatário pelo seu tempo e ofereça-se para se encontrar com ela para discutir qualquer dúvida que tenha. Forneça seu número de telefone e endereço de e-mail para que ela possa entrar em contato com você.
Digite "Sincerely" e pule três linhas. Digite seu nome completo e título. Imprima a carta em papel timbrado da empresa e assine acima do nome digitado.
