As organizações não podem aceitar todas as propostas recebidas e, portanto, devem escrever cartas para informar às empresas que estão recusando suas propostas. Isso geralmente é feito por email. A empresa que recusa as propostas cria uma carta e envia por e-mail para as empresas apropriadas. Toda vez que uma empresa escreve uma carta de recusa, deve considerar vários pontos-chave, incluindo manter as cartas diplomáticas, sinceras e breves.
Use uma linha de assunto. Quando você escreve um e-mail, existe a opção de preencher um assunto na linha de assunto. Ao escrever uma carta de recusa da proposta, use a linha de assunto para informar a pessoa sobre o que é o e-mail. Ele não precisa conter as palavras "Recusa da proposta", mas pode indicar algo como "Em resposta à sua proposta".
Mantenha a formatação simples. Não use tipos de fontes extravagantes ou qualquer tipo de formatação especial. Use a formatação padrão que a maioria dos emails possui e mantenha as palavras niveladas com a margem esquerda.
Enderece o email. Comece o email endereçando-o à pessoa de contato que escreveu a proposta original. Se não houver uma pessoa de contato específica listada na proposta, informe-a ao departamento de recursos humanos da empresa.
Declare o propósito do email. Seja claro, direto e diplomático quando você começar a carta. Informe o leitor que você está escrevendo esta carta para, lamentavelmente, informá-lo de que sua empresa está recusando a proposta apresentada por ele ou por sua empresa. Não se esqueça de incluir o nome da sua empresa e o objetivo da proposta original.
Inclua um motivo. Uma carta de recusa deve ser sincera e sincera. Por isso, a maioria das empresas inclui um motivo que explica por que elas estão recusando a proposta. Os motivos variam quanto à recusa da proposta, mas estão comumente ligados a custos.
Ofereça desejos positivos ao leitor.Informe ao leitor que você deseja a ele e ao seu negócio no futuro e convide-o a oferecer propostas para projetos futuros que sua empresa possa ter.
Assine a carta. No final do e-mail, assine a carta “Sinceramente”, seguida do seu nome e título.
Dicas
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Sempre certifique-se de revisar as cartas comerciais antes de enviá-las. Não diga coisas negativas sobre a empresa, em vez disso tente manter a carta positiva.
