Uma carta de reclamação serve como um registro permanente de sua queixa com um indivíduo ou organização. Uma carta bem escrita indica claramente o problema que você encontrou com um determinado produto ou serviço e a resolução esperada. Ao escrever sua carta, adote um tom calmo e profissional. Evite ameaças, reclamações indignas, sarcasmo ou linguagem imprópria. Na maioria dos casos, você está escrevendo uma carta para um indivíduo que não foi responsável por seu problema, mas ele pode ser útil para resolvê-lo.
Enderece sua carta para uma pessoa específica. Não use "Dear Sir" ou "A quem possa interessar". Telefone para a central telefônica da empresa e peça o nome e o cargo do gerente apropriado. Confirme a ortografia correta do nome dela. Se você não conseguir identificar um nome, use um título apropriado, como "Gerenciador de Atendimento ao Cliente".
Use caneta e papel ou a versão preliminar do seu programa de processamento de texto para registrar todos os detalhes pertinentes à sua reclamação. Inclua informações como o nome e a descrição do produto, o número do pedido, o nome da marca, o número do modelo, o preço e a data da compra. Fotocopie todos os documentos relacionados à sua reclamação. Reler todas as informações e garantir que sua reclamação seja legítima.
Comece a carta em uma nota positiva. Use o primeiro parágrafo para discutir alguns aspectos positivos da organização. Por exemplo, você pode mencionar sua lealdade ao nome da marca ou qualquer negociação específica com o pessoal da empresa. Por exemplo, "No passado, eu gostava de visitar sua loja. Muitos dos vendedores me cumprimentam pelo nome e fazem de tudo para garantir que eu esteja satisfeito com minhas compras."
Indique a natureza da sua queixa no segundo parágrafo. Inclua todos os detalhes que o leitor precisa saber para processar sua reclamação. Por exemplo, "Sob as condições da minha garantia de 30 dias, estou devolvendo o monitor que comprei em 7 de março de 2011, por US $ 373.89. Incluído é uma fotocópia do recibo". Não envie cópias originais de recibos ou outros documentos.
Use o terceiro parágrafo para indicar claramente suas expectativas. Por exemplo, "Como a torradeira não funciona como indicado pelo fabricante, espero um reembolso total e imediato de US $ 47,83 mais a postagem que paguei pelo retorno da torradeira. Vou esperar quatro semanas pela sua resposta. Se eu não ouvir de você, entrarei em contato com o Better Business Bureau ".
Dicas
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Inclua seu nome, endereço, número de telefone e endereço de e-mail. Escreva parágrafos curtos e mantenha o comprimento da carta em uma página. Pergunte a um amigo ou parente confiável para revisar sua carta. Além de verificar erros ortográficos e gramaticais, ela deve garantir que o tom da letra seja apropriado.
