Quando você faz negócios no exterior, é necessário não apenas estar ciente das diferenças culturais entre países, mas também ajustar sua própria resposta a essas diferenças. Isso é especialmente verdadeiro ao escrever um e-mail para uma empresa ou perspectiva de negócios japonesa cujo idioma principal não é o inglês, pois até mesmo um simples engano torna-se muito mais complicado com uma barreira de idioma. Ao observar a etiqueta do e-mail japonês adequado em um ambiente de negócios, você prova sua disposição para entender a cultura japonesa e, por extensão, sua capacidade de adaptação às necessidades de uma empresa.
Nomes
Anexar o honorífico “-san” após o nome do destinatário é uma cortesia comum, semelhante a dirigir-se a alguém nos Estados Unidos como Mister ou Miss. Não os combine, como escrever “Mr. X-san ”, como isto é essencialmente cumprimentar o leitor como“ Mister Mister X ”. Lembre-se também que, no Japão, os nomes dados e os nomes de família são escritos na ordem inversa aos seus equivalentes ocidentais - o último nome vem antes do primeiro. Se você não tiver certeza de qual nome é o sobrenome do seu destinatário, descubra com antecedência para evitar um erro comum, ainda que desagradável.
Polidez
Os e-mails empresariais no Japão geralmente são escritos usando a forma educada de linguagem, às vezes chamada de "keigo", a menos que tanto o remetente quanto o destinatário se conheçam muito bem. Se você não tem certeza se quer ou não usar o keigo, é uma boa idéia usá-lo até que seu destinatário lhe diga que é desnecessário.
O fato de o keigo ser altamente considerado e considerado padrão lhe dá uma indicação de quão importante é a polidez em sua carta. Embora os e-mails sejam de fato menos formais do que uma carta normal, uma saudação educada antes de iniciar o assunto em questão é normal e geralmente esperada. Mesmo algo tão pequeno quanto indagar sobre o tempo funcionará nesse caso.
Amarração
Na verdade, é considerado rude, no Japão, inserir continuamente uma nova mensagem em uma mais antiga, até o ponto em que um thread inteiro é criado. Você provavelmente já viu isso em um fórum ou dois, com respostas posteriores, muitas vezes parecendo "Re: re: re: re: assunto." É uma escolha melhor para simplesmente criar um novo e-mail e referem-se ao anterior em uma frase ou dois, para manter o e-mail limpo e profissional.
Vs japonês. Inglês
Se você se sentir confiante o suficiente com suas habilidades em japonês para escrever o e-mail inteiramente no idioma, essa opção deixará muitos empresários à vontade. Embora o inglês seja uma disciplina obrigatória ensinada ao longo de vários anos nas escolas japonesas, nem mesmo os assalariados japoneses aprendem a língua em nível comercial, e não a falam todos os dias, exceto em situações em que a comunicação internacional é comum. Se você estiver mais confiante ou preferir escrever em inglês, anote em seu e-mail que a comunicação futura ocorrerá em inglês, a menos que o destinatário solicite que ele esteja em japonês.
Alternativas de intervalo de idade
Embora a geração mais jovem seja geralmente mais informatizada, muitas empresas japonesas ainda são lideradas por pessoas mais velhas que podem não estar familiarizadas ou até mesmo confortáveis com o e-mail. Se você sabe que seu destinatário não está familiarizado com o e-mail, tente escrever uma nota curta, incluindo uma oferta para falar mais a fundo pelo telefone ou pessoalmente, se for possível. Desta forma você dá o poder de decidir ao seu leitor, enquanto exibe sua própria habilidade em qualquer forma de comunicação.
