As reuniões do comitê desempenham um papel importante no funcionamento de empresas sem fins lucrativos e com fins lucrativos. Enquanto alguns comitês operam em uma base informal, com os membros se reunindo conforme necessário para realizar tarefas específicas, outros comitês são mais formais. Alguns têm responsabilidades legais por coisas como auditorias financeiras, seleção de executivos, ofertas de ações, aprovações de associação e supervisão de segurança. É mais provável que esses comitês adotem uma estrutura formal de reuniões usando protocolos como Regras de Ordem de Robert ou regras similares.
Itens que você precisará
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Agenda
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Minutos
Prepare e envie uma agenda por escrito pelo menos uma semana antes da reunião do comitê. Todos na comissão precisam de tempo para revisar a agenda e se preparar para os tópicos que serão discutidos durante a reunião.
Ligue para a reunião para fazer o pedido no prazo. Isso geralmente é feito pelo presidente da comissão. A secretária tomará nota de todos os que estiverem presentes na reunião enquanto estiverem tomando atas. Convocar a reunião a tempo, estimula as pessoas a comparecerem no horário e demonstra respeito por todos os membros do comitê e seu tempo.
Distribua cópias da agenda e quaisquer relatórios que serão apresentados durante a reunião. Se o comitê se reúne continuamente, distribua cópias das atas da reunião anterior. Reserve tempo para que os membros do comitê analisem as atas, a agenda e outros relatórios. Pergunte se há algum comentário sobre a ata da reunião anterior e depois pergunte se há uma moção e um segundo para aceitar a ata.
Siga a ordem da agenda para cobrir cada item durante a reunião. Permitir que sejam feitas moções relevantes para o item da agenda em discussão. Reconheça cada membro que deseja falar sobre uma moção. Permita que uma pessoa fale de cada vez e dê a cada pessoa a chance de ser ouvida, se possível. Solicite uma votação sobre a moção quando a discussão estiver concluída. Em alguns casos, os membros proporão emendas e o presidente da comissão solicitará a votação das emendas antes da moção.
Encerre a reunião quando a agenda estiver concluída ou quando o horário programado da reunião chegar. O presidente da comissão poderá adiar uma reunião sem uma moção, segunda ou votação. O secretário registra qualquer negócio incompleto para que ele possa ser colocado na agenda da próxima reunião.
Dicas
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A maioria das reuniões formais de comissões exige que o quórum de membros esteja presente para que a reunião seja válida. O estatuto da organização definirá como um quórum é alcançado. Geralmente é pelo menos metade dos membros.
