Um sistema de folha de pagamento manual é executado inteiramente à mão, enquanto um sistema informatizado de folha de pagamento permite que uma empresa processe sua folha de pagamento através de software de folha de pagamento dedicado. Um sistema manual pode resultar em erros na folha de pagamento e geralmente é um processo lento e trabalhoso. Os sistemas informatizados oferecem várias vantagens, incluindo maior precisão e velocidade.
Importação de Tempo
Muitos empregadores usam um sistema de cronometragem, como o relógio, para rastrear as horas de trabalho dos funcionários. Um sistema manual exige o acompanhamento manual do tempo dos funcionários, mas um sistema informatizado de folha de pagamento tem a capacidade de transmitir automaticamente as entradas de funcionários do sistema de horas para o sistema de folha de pagamento.Esse sistema pode separar o horário normal das horas extras trabalhadas, embora os funcionários ocasionalmente precisem fazer ajustes.
Cálculos automáticos
Os sistemas computadorizados de folha de pagamento podem arredondar as horas de trabalho dos funcionários em segmentos de um quarto de hora e calcular com precisão o total de horas trabalhadas e a serem pagas, economizando, assim, o tempo gasto em cálculos manuais. Esses sistemas calculam todas as frequências de pagamento, como semanal, quinzenal, semestral e mensal, com base nos dados de entrada recebidos.
Um sistema informatizado de folha de pagamento calcula automaticamente as deduções legais dos funcionários, tais como impostos e garantias salariais, e deduções voluntárias, como taxas de estacionamento, contribuições 401 (k) e benefícios médicos. O indivíduo da folha de pagamento simplesmente insere os dados sobre os quais as deduções são baseadas, como as informações do Formulário W-4 para retenção de imposto de renda federal.
Processamento de Contracheque
Um sistema de folha de pagamento manual exige que você imprima cheques de pagamento em uma máquina de escrever ou manualmente. Um sistema informatizado de folha de pagamento tem capacidade de depósito direto, o que economiza dinheiro gasto em cheques ao vivo e reconciliação. Além disso, a impressão computadorizada de contracheques e recibos de pagamento ocorre rapidamente, independentemente do volume.
Geração de relatório
Um sistema informatizado de folha de pagamento gera relatórios de folha de pagamento que permitem que você verifique novamente a folha de pagamento antes de imprimir contracheques ou recibos de pagamento. O Departamento do Trabalho dos EUA exige que os empregadores mantenham registros da folha de pagamento por pelo menos três anos. Um sistema informatizado permite impressão impressa de registros de folhas de pagamento referentes a cada período de pagamento e também salva as informações no sistema indefinidamente.
Os sistemas informatizados ajudam a garantir a conformidade do imposto sobre a folha de pagamento ao gerar relatórios fiscais, incluindo declarações trimestrais e anuais de salário e formulários W-2 para funcionários. Esses sistemas fornecem aos contadores da empresa os dados necessários para lidar com as obrigações de impostos e reconciliação da folha de pagamento da empresa e imprimir os relatórios necessários. Além disso, esses sistemas rastreiam os dias de benefícios, como férias e tempo pessoal, que são recebidos e pagos.
