Um artigo da Business Week de junho de 1975 apresentou a idéia do escritório sem papel. No entanto, os escritórios ainda usam papel e, em muitos casos, grandes quantidades de produtos de papel. E com o crescimento de empresas domésticas e escritórios domésticos, mais e mais papel está sendo usado. O gerenciamento responsável do material de escritório não envolve apenas saber o que comprar e onde armazenar o material de papelaria, mas também como reduzir seu uso, como reutilizar papel de carta antigo e como reciclar papel de carta.
Itens que você precisará
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Artigos de papelaria
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Lugar de armazenamento
Faça um inventário do papel de carta que o escritório já tem, fazendo uma lista de cada tipo (arquivos, blocos de papel, papel timbrado, etc) e a quantidade de cada um. Procure no espaço de armazenamento de papelaria designado, se houver, e pergunte às pessoas o que elas têm em suas mesas.
Pergunte às pessoas que tipos de papel de carta eles usam atualmente e quanto eles estimam que usarão nos próximos três meses. Inicie uma lista principal. Além disso, descubra o papel que as pessoas gostariam que ainda não estivesse disponível para elas.
Compare a lista principal do que as pessoas precisarão nos próximos três meses com a lista de quais artigos de papelaria já estão disponíveis no escritório.
Considere a possibilidade de reutilizar papel de carta que é usado apenas parcialmente. Reduza o papel que tenha escrito ou fotocópia apenas de um lado e prenda-o ou prenda-o para formar blocos de notas. Distribua cartões de visita antigos para as pessoas fazerem anotações ou listas. Use envelopes antigos para armazenar recibos ou pastas de arquivos. Incentive as pessoas a desenvolverem suas próprias maneiras de reutilizar o papel.
Escolha onde comprar os suprimentos de papelaria comparando os preços. Verifique se os fornecedores oferecem descontos para compras em grandes quantidades e se oferecem um cartão de comprador frequente para economias adicionais. Compare preços para papel timbrado da empresa impressa personalizada. Os preços de uma impressora local podem ser comparáveis aos de uma grande cadeia de papelaria.
Reserve um espaço para guardar o material de escritório. Isso pode ser um armário ou apenas gaveta em um arquivo. Decida sobre um método de como os funcionários de escritório terão acesso ao papel de carta. Se a distribuição de papel de carta for controlada, designe uma pessoa para manter a chave e desenvolver um sistema em que as pessoas devem assinar qualquer papel de carta que levem. Organize o papel de carta no espaço, mantendo itens semelhantes juntos.
Configure um cronograma para verificar regularmente o estoque de papel de carta e reordenar os suprimentos. Assine os boletins informativos de seus fornecedores para se manter informado sobre quaisquer promoções ou vendas.
Dicas
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Configure lixeiras para artigos de papelaria usados e incentive as pessoas a usá-las. Destrua qualquer papel contendo informações confidenciais e leve todo o papel para o centro de reciclagem local.
