Os procedimentos operacionais padrão são essenciais para garantir que os negócios sejam executados de forma suave e eficaz. Ele garante que os funcionários lidem com as tarefas padrão da mesma maneira e que a empresa seja consistente e precisa. Além disso, os procedimentos operacionais padrão garantem que os funcionários estejam realizando seu trabalho de forma segura e correta. Habilidades de comunicação são necessárias para implementar com eficácia procedimentos operacionais padrão. O tamanho da sua empresa e os procedimentos que você deseja implementar determinam como você os comunica aos seus funcionários.
Avalie o público-alvo para esses procedimentos operacionais. Se os procedimentos se aplicam a um pequeno grupo de pessoas, uma reunião do grupo funciona melhor; Se eles se aplicam a toda a empresa e a uma grande empresa, um e-mail em massa ou um boletim informativo pode divulgar a mensagem mais rapidamente. Como alternativa, organize uma reunião com chefes e gerentes de departamento e informe-os sobre os novos procedimentos. Peça-lhes para informar seus grupos e departamentos sobre os novos procedimentos.
Ser conciso. Explique quais são os novos procedimentos operacionais e como eles diferem dos antigos. Explique o propósito de implementar novos procedimentos. Descreva como os novos procedimentos melhorarão os negócios e como isso afetará os funcionários. Por exemplo, pode levar mais tempo ou afetar o desempenho de seus trabalhos.
Organize sessões de treinamento ou sessões one-on-one se os procedimentos forem complicados. Vale a pena reservar tempo para que todos compreendam totalmente os novos procedimentos.
Diga aos funcionários como seguir os procedimentos, não pergunte. Deixe-os saber que você ou outros gerentes estarão monitorando sua capacidade de implementar os procedimentos. Dê-lhes incentivos para enfrentar os novos procedimentos, lembrando-lhes que os novos procedimentos melhorarão sua capacidade de realizar seu trabalho.
Peça feedback sobre os novos procedimentos. Muitas vezes, os procedimentos são implementados para melhorar um aspecto da operação. Ninguém está mais familiarizado com os prós e contras do procedimento do que aqueles que o usam diretamente. Obtenha seu feedback para garantir que o procedimento seja eficaz.
Faça as instruções acessíveis. Publique os procedimentos na Web interna, envie lembretes por e-mail e forneça uma cópia impressa aos funcionários.
