Em qualquer ambiente de negócios, as reuniões são inevitáveis. Mais vezes do que não, as pessoas obrigadas a assistir a essas reuniões, vê-las com pavor. Talvez seja porque eles correm por muito tempo, porque não há nenhuma razão clara para a reunião acontecer ou talvez nada pareça ser resolvido por essas reuniões. Eles claramente não estão cumprindo os cinco Ps de reuniões efetivas: propósito, produto, participantes, questões e processos prováveis.
Propósito
O propósito de uma reunião é definido como a razão pela qual a reunião precisa ser realizada, a agenda ou os principais objetivos que precisam ser discutidos pelos participantes. Se não houver problemas a serem discutidos, não há motivo para convocar uma reunião. Reuniões sem propósito claro são um desperdício de tempo de todos.
produtos
O produto de uma reunião descreve o resultado desejado que deve ser alcançado quando tudo estiver dito e feito. Este não é apenas o resultado desejado da reunião, mas também os resultados desejados de quaisquer futuros projetos e produtos da empresa que são discutidos durante a reunião. Declarar o produto da reunião de antemão mantém as reuniões sob controle, evitando que as conversas se desviem para assuntos que não atendem ao objetivo da reunião.
Participantes
Os participantes da reunião incluem apenas as pessoas que precisam estar envolvidas, as pessoas que têm pontos de vista ou empregos afetam diretamente o propósito e o produto da reunião. Por exemplo, a equipe médica do hospital não participaria de uma reunião sobre os sistemas de computadores do hospital. Os enfermeiros e médicos, no entanto, participariam de reuniões envolvendo questões de saúde e doença ou reuniões que os ajudariam a obter as Unidades de Educação Continuada (CEUs) necessárias para manter suas licenças atualizadas.
Problemas Prováveis
As questões prováveis são as preocupações que provavelmente surgirão entre os participantes, os problemas que eles vêem com o estado atual dos itens da agenda ou quaisquer problemas que eles possam prever com possíveis soluções levantadas durante a reunião. Prováveis problemas incluem também detectar erros que possam ter escapado durante a preparação da reunião. Por exemplo, alguém está fazendo uma apresentação sobre possíveis soluções para os problemas listados na agenda. Alguém na reunião pode perceber que um ou dois fatos estão faltando, e que esses fatos podem acabar tendo um efeito profundo no resultado da reunião ou na solução. Os problemas podem ser um problema com o custo de um projeto ou com o tempo envolvido na conclusão de um projeto.
Processo
O processo da reunião inclui as etapas necessárias para manter a reunião no caminho certo e alcançar o objetivo das reuniões. Também poderia incluir a criação de um plano para alcançar os futuros projetos e mercadorias para mantê-los no caminho certo para a conclusão. Ter o processo listado em etapas antecipadamente permite que todos os envolvidos tenham certeza de que estão alcançando o objetivo e o resultado da reunião, projeto ou merchandising. É um meio de acompanhar o progresso da reunião.
