Uma reunião pode ser definida como um processo de trabalho colaborativo projetado para responder a quem, por que, como e o que de um objetivo específico. Características de reuniões ineficazes incluem participantes passivos e uma regurgitação de tópicos previamente discutidos. Reuniões eficazes são essencialmente o oposto disso. Reuniões eficazes podem aumentar a produtividade, o moral dos funcionários e os lucros.
Função
Os cinco passos para preparar e conduzir reuniões eficazes, também conhecidos como os cinco P's, são: propósito, plano, participantes, participação e perspectiva, note David Whetten e Kim Cameron no livro “Developing Management Skills.” Propósito claramente declara a intenção de a reunião. Plano é o curso de ação durante a reunião. Os participantes incluem participantes e facilitadores. A participação é necessária dos participantes e dos facilitadores. Perspectiva é o objetivo que a reunião pretende alcançar e um resumo dos acordos que resultam da reunião.
Ferramentas
Os jogos estão entre as ferramentas mais eficazes usadas para conduzir reuniões bem-sucedidas. Recomenda-se jogos rápidos, baratos, adaptáveis, de baixo risco e participativos. Brainstorming é outra ferramenta que é usada para coletar informações e explicar um problema ou situação. Outras ferramentas para reuniões eficazes incluem questionários, pesquisas, entrevistas e planilhas.
Características
Reuniões eficazes são imaginativas, participativas, inovadoras e envolventes. Eles começam e terminam no horário. Alguém é designado para acompanhar os minutos e a agenda. Interrupções agendadas ocorrem em horários designados. Discussões animadas e positivas são encorajadas. Os participantes podem avaliar a reunião. Reuniões eficazes terminam em uma nota amigável com o facilitador garantindo a harmonia entre os participantes.
Freqüência e Duração
Peter Honey escreve no livro “Melhore suas habilidades pessoais” que as reuniões eficazes são idealmente conduzidas no máximo uma vez por semana, geralmente para os mesmos participantes. As reuniões mais bem sucedidas são encerradas em uma hora e geralmente não se estendem por duas horas.
Significado
Reuniões mal administradas têm um impacto negativo no moral dos funcionários, fazendo com que algumas se tornem céticas e pessimistas, enquanto outras se tornam apáticas e desatentas. Reuniões ineficazes, observa Barbara J. Streibel no livro “O Guia do Gerente de Reuniões Eficazes”, custam às empresas bilhões de dólares a cada ano em oportunidades perdidas e perda de tempo. Eles prejudicam a imagem de uma organização, destacam seu gerenciamento ineficiente e reduzem a produtividade. Reuniões eficazes preservam dois dos recursos mais valiosos de uma empresa: tempo e talento. Reuniões colaborativas e eficazes energizam os funcionários.
