As melhores práticas para uma organização são freqüentemente chamadas de políticas e procedimentos. Uma política é a base primordial e abrangente para uma decisão. Um procedimento explica como fazer alguma coisa. Por exemplo, uma política seria tratar um cliente com respeito. O procedimento correspondente é saudar o cliente usando seu primeiro e último nome. Para funcionários novos e existentes, as políticas e os procedimentos geralmente estão on-line, o que facilita mantê-los atualizados e atualizados.
Identifique funções que são responsáveis pela manutenção das políticas e procedimentos. Muitas vezes, essa responsabilidade é o dever de um analista de qualidade ou de um analista de negócios.
Revise a política ou o procedimento atual para mudanças. Se algum deles precisar ser alterado, use um idioma conciso. Altere títulos de política / procedimento e pontos-chave de acordo. Assegure-se de que tanto a política quanto o procedimento sejam factuais.
Execute o procedimento conforme explicado ou forneça a outro funcionário para realizar o procedimento. Se houver etapas ou suposições ausentes no procedimento, adicione essas etapas, esclarece as suposições e execute o procedimento novamente.
Examine as políticas e os procedimentos uma vez a cada dois meses. Selecione procedimentos que são usados com freqüência e não com tanta frequência.
Aconselhar os grupos afetados das mudanças na política / procedimento.
Dicas
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Sempre que possível, use capturas de tela para fornecer uma ilustração passo-a-passo para mostrar como uma ação é executada. Quando uma política / procedimento é atualizada, inclua a data de revisão. A data de revisão mantém todos informados sobre as mudanças e garante que elas tenham a versão mais recente.
Aviso
Não use siglas ou jargões sem explicá-los totalmente. Verifique novamente a política e o procedimento para precisão.
