Muitas empresas confiam na recepcionista para dar o tom a elas, mas gastam menos tempo preenchendo esse cargo específico, concentrando-se na equipe "profissional".
Um determinado tipo de pessoa é destinado a atender e cumprimentar clientes e atender telefones. O funcionário que nunca tem uma coisa ruim a dizer sobre alguém, é simpático e otimista e gosta de agradar as pessoas é o melhor ajuste para esta posição.
Uma boa recepcionista atenderá o telefone com um toque único, enfatizando uma determinada palavra. O telefone deve ser respondido com um sorriso no rosto e interesse genuíno no que a pessoa do outro lado tem a dizer. Frequentemente, os escritórios confiam nos sistemas de correio de voz. Essa é uma maneira certa de perder uma voz alegre e amigável do outro lado da linha.
Você precisa de uma recepcionista que vai se vestir para impressionar seus clientes e se orgulhar de sua área de escritório.
É importante que uma boa recepcionista seja um amortecedor para os funcionários. Se alguém na equipe é extremamente ocupado, o recepcionista deve saber. Uma recepcionista informada pode ajudar os funcionários a evitar drop-ins desnecessários de última hora, sem negar compromissos legítimos.
É apropriado para uma recepcionista invocar uma discussão com os clientes, desde que não seja controverso. Você não quer que seu cliente assuma que a filosofia da recepcionista reflete a empresa como um todo. Perguntas gerais e tópicos de conversa fiada estão bem.
A recepcionista deve ser uma extensão de sua equipe de marketing. Manter o controle de datas importantes, dar informações que você deseja que seu cliente conheça, mas divulgá-lo de maneira que seu cliente se sinta especial é um presente, e uma boa recepcionista o terá.
A recepcionista deve certificar-se de que os folhetos da empresa estão na mesa de café e manter a cafeteira cheia e fresca, o pote de doces carregado e os clientes se movendo suavemente pela área de recepção.
Se você não tiver estabelecido um calendário comunitário para que a recepcionista tenha acesso à visualização de compromissos agendados, seria uma boa ideia fazer isso acontecer. Você pode fazer isso facilmente se estiver em rede; Basta permitir que o recepcionista em sua rede. Se o seu sistema de e-mail não permitir isso, você poderá configurar um calendário na Internet e pedir a todos que publiquem compromissos que a recepcionista precise saber no site.
