Políticas e procedimentos estão em vigor para ajudar a orientar a maneira como sua empresa opera internamente e externamente. Revisar periodicamente suas políticas e procedimentos garante que você esteja sempre seguindo as práticas recomendadas. A avaliação ajuda você a atualizar suas diretrizes conforme necessário para refletir as mudanças em seus negócios ou na economia e para abordar áreas de necessidade ou preocupação na empresa.
Definir políticas
As políticas são os protocolos escritos da sua empresa sobre como você lida com várias funções de negócios. Por exemplo, você pode ter políticas internas para coisas como traje de trabalho, frequência ou como os dias de férias são solicitados. Você também pode ter políticas externas para questões como a compra ou tratamento de reclamações de clientes. De acordo com o KCG Consulting Group, as políticas definem o estágio de como os procedimentos são desenvolvidos, realizados e avaliados e devem estar alinhados com os objetivos estratégicos de uma organização. As políticas geralmente são designadas por um proprietário, a alta gerência, um conselho consultivo ou uma diretoria.
Rever Políticas
Revise regularmente as políticas para garantir que sejam completas, abrangentes e fáceis de entender. Use feedback de clientes e funcionários no processo. De acordo com o KCG, uma política deve ser por escrito, com um conjunto individual de diretivas para cada política. Isso facilita a compreensão e a revisão e alteração quando necessário. Por exemplo, se os clientes reclamarem regularmente que você não tem uma política de devolução ou reembolso definida, ou se os funcionários afirmarem que não há um processo justo para como as pessoas usam os dias pessoais, vale a pena adicionar os problemas à sua agenda de análise de políticas. Quando uma política não faz mais sentido prático ou não é mais aplicável, você pode atualizá-la ou eliminá-la.
Definir procedimentos
Procedimentos são as etapas ou processos que sua empresa usa nas atividades diárias do negócio. Por exemplo, você pode ter um procedimento para fazer o check-in dos visitantes, abrir ou fechar o negócio do dia ou limpar ou operar o maquinário. Ter diretrizes de procedimentos implementadas ajuda a garantir que sua empresa opere com segurança e eficiência, principalmente em áreas onde os erros podem ser perigosos ou onerosos. Por exemplo, se você não tiver um procedimento para trancar suas portas comerciais à noite, poderá abrir a empresa para possíveis roubos ou vandalismo. De acordo com o KCG, os procedimentos devem incluir informações relacionadas a quem faz o quê, quando faz, em que ordem e por que motivo.
Procedimentos de Revisão
Atividades que possuem várias etapas ou etapas que devem ser aplicadas em uma ordem específica devem ter diretrizes de procedimento. Se algum elemento do seu negócio sofrer frequentes erros, o procedimento para essa área deve ser avaliado. Por exemplo, se os clientes reclamarem regularmente de remessas atrasadas, avalie seus procedimentos de recebimento de pedidos, preenchimento de embalagens e rastreamento de remessas. Isso ajudará você a identificar áreas em que é necessário esclarecimento ou maior definição. Analise os procedimentos perguntando aos funcionários que não estão familiarizados com um processo para ler suas diretrizes existentes e identificar áreas que não fazem sentido ou são difíceis de compreender.
