Muitas empresas que não são baseadas em dinheiro carregam contas a receber em seus livros. Esses são valores que os clientes devem à empresa e geralmente são reconhecidos como receita na demonstração do resultado. Esse processo pode ser desafiador e, com frequência, é recebido dinheiro que não pode ser prontamente aplicado a uma conta de cliente. Procedimentos nesta área especificam técnicas para tornar este trabalho mais simples e menos demorado.
Procedimento 1: Fundos de Depósito
Depositar todos os cheques e dinheiro recebidos, mesmo que eles não possam ser identificados com os clientes no sistema de contas a receber. Processar pagamentos com cartão de crédito imediatamente também. Você pode fazer uma anotação no comprovante de depósito referente ao cheque não identificado para documentar a situação. Cópias de comprovantes de depósito geralmente estão disponíveis on-line, mas não os itens de depósito. Faça cópias dos itens que não podem ser identificados imediatamente e arquive-os pela data de recebimento.
Procedimento 2: Pesquisa
Pegue o arquivo com os itens mais antigos e trabalhe com eles primeiro. Tente encontrar nomes semelhantes no sistema; o nome do cliente poderia ter sido digitado incorretamente. Você pode pesquisar todas as faturas em aberto que correspondem ao valor do pagamento ou outro detalhe específico sobre o pagamento. Alguns departamentos de contabilidade têm arquivos sobre itens não identificados que foram resolvidos para que, se você receber outro cheque do mesmo cliente, não precise perder tempo com problemas de identificação.
Procedimento 3: entre em contato com o departamento de vendas
Entre em contato com os funcionários do departamento de vendas e informe-se sobre os pagamentos que não podem ser correspondidos no sistema. Como os recebíveis são originados no departamento de vendas, é provável que os vendedores se lembrem da venda e possam fornecer algumas informações úteis.O dinheiro poderia ser um adiantamento em uma venda ainda não reconhecida e, se esse for o caso, o departamento de vendas precisa criar o recebível no sistema. Se você descobrir que fundos foram recebidos para uma venda não relacionada ao departamento de vendas, notifique o departamento envolvido e o gerente de contabilidade.
Procedimento 4: Conta Específica
Criar uma conta contábil específica a ser usada para contas a receber não identificadas. Esta conta é frequentemente criada como um passivo com um saldo de crédito. Quando você recebe um pagamento desconhecido, você debita em dinheiro e credita a conta de créditos não identificados. Depois de identificar para qual cliente aplicar o dinheiro, você pode inverter o lançamento contábil manual e inserir os dados no módulo recebível. Como alternativa, você pode usar uma nota de crédito para creditar a receber e zerar a responsabilidade.
Procedimento 5: entre em contato com o cliente
Se um recebível não puder ser encontrado no departamento de vendas, o próximo passo é entrar em contato com o cliente e tentar obter detalhes sobre as vendas. Às vezes, um proprietário de uma pequena empresa pode usar seu próprio nome para a venda, mas paga com uma verificação de empresa, que não pode ser igualada a nenhuma conta. Se um número de telefone não estiver no cheque, talvez seja necessário usar a Internet para encontrar informações de contato. Certifique-se de ter o cheque ou uma cópia do cheque na sua frente ao falar com o cliente para permitir que você forneça o máximo de informações possível.
Procedimento 6: Novo Recebível
Se depois de um tempo razoável, você ainda não conseguir encontrar o cliente em seu sistema, solicite ao controlador permissão para criar um novo recebível no sistema, adicione uma observação sobre a situação e aplique a verificação para essa nova conta. Dependendo do valor do cheque, não vale a pena gastar mais de uma hora tentando aplicar os fundos à conta apropriada. Se você tiver muitos desses itens, reúna-se com a equipe do departamento de vendas para determinar o que está por trás desse problema e tente corrigi-lo.
