Nem todo funcionário está à altura das expectativas. Quando isso acontece, você deve escrever uma carta disciplinar ou formalmente encerrar a pessoa por escrito. Alguns funcionários podem ficar aquém das expectativas de que você fica com raiva, mas você ainda precisa escrever uma carta disciplinar em tom profissional, porque a carta é um registro da empresa e sua maneira reflete sobre a empresa. Não compense a falta de profissionalismo do funcionário, agindo de maneira não profissional.
Digite a data. Ignore uma linha e digite o nome do funcionário e seu endereço residencial em linhas separadas. Pule uma linha adicional e digite "Dear Mr./Ms. (Last name)" seguido por dois pontos. Mesmo se você estiver em uma base de primeiro nome com o empregado, você deve fazer um esforço extra para ser profissional em uma situação em que o funcionário requer disciplina. Usar o sobrenome também ajuda você a criar distância, o que é útil quando as notícias são negativas.
Comece a carta explicando ao funcionário que seu desempenho no trabalho não correspondeu às expectativas e, em seguida, detalhe os problemas com seu desempenho de maneira profissional e sem emoção. Se aplicável, liste as datas e os horários dos principais incidentes, como atraso ou acidentes. Consulte as regras específicas que o funcionário violou.
Explique o que vai acontecer a seguir. Se você estiver disciplinando o empregado, explique que este é seu primeiro aviso e que ofensas subseqüentes merecerão mais advertências com consequências mais severas, como suspensão ou demissão. Se você estiver rescindindo o funcionário, forneça a data efetiva para o término e qualquer informação adicional que ela precise, como quando você espera que ela desocupe seu escritório.
Forneça informações de contato caso tenha alguma dúvida e defina um processo de apelação, caso você tenha uma. Agradeça ao funcionário por sua cooperação e, se apropriado, diga-lhe que você o deseja bem no futuro.
Feche a carta, digitando "Atenciosamente", e pule três espaços de linha. Digite seu nome. Imprima a carta em papel timbrado da empresa e assine seu nome acima do seu nome digitado.
