Os quatro componentes de comunicação são codificação, decodificação, meio de transmissão e feedback. O remetente de uma mensagem de comunicação pessoal ou empresarial o codifica e transmite por meio de uma ou mais mídias para o receptor, que o decodifica e responde fornecendo feedback. Nos negócios, a comunicação eficaz permite que os negócios sejam feitos, permite que os gerentes motivem seus funcionários e ajudem as empresas a interagir com as partes interessadas. Comunicações ruins podem resultar em baixo moral, perda de produtividade e falta de confiança.
Codificação
O primeiro componente de comunicação é a codificação, que é a tradução de idéias e conceitos em símbolos e gestos. O remetente começa decidindo que a mensagem será transmitida. Boas idéias muitas vezes se perdem se o processo de codificação é fracassado. Por exemplo, conversas confusas com fatos irrelevantes e lógica complicada podem tornar impossível ter um diálogo claro e produtivo sobre os fatos, de acordo com John P. Kotter, professor da Harvard Business School, e Lorne A. Whitehead, da Universidade da Colúmbia Britânica. Estratégias fraudulentas de comunicação, como o medo, podem criar ansiedade em relação a riscos imaginários que também podem levar as pessoas contra uma boa ideia. O autor de negócios Theodore Kinni escreveu na Harvard Business School Working Knowledge que o poder das comunicações pode ser maximizado pela interpretação de fatos e não apenas recitando-os, e usando emoção e símbolos para amplificar as mensagens e conectar-se instantaneamente com os funcionários.
Médio
A mensagem codificada é transmitida através de um meio ou canal. As duas categorias básicas de canais de negócios são orais e escritas. Comunicações orais podem ser realizadas por telefone ou usando tecnologias baseadas na Internet, como teleconferência virtual e webcasts. A comunicação escrita inclui relatórios e memorandos em mídia tradicional baseada em papel ou em mídia eletrônica. Os canais orais são mais rápidos porque o emissor e o receptor podem usar sinais verbais e não verbais para transmitir mensagens e fornecer respostas quase instantaneamente. É por isso que os executivos viajam por todo o mundo para concluir negócios, porque estabelecer contato pessoal e confiança pode ser difícil usando e-mails e reuniões virtuais.
Decodificação
A decodificação é o trabalho do receptor da mensagem. Envolve a interpretação das mensagens verbais e não verbais transmitidas pelo remetente. Para uma comunicação empresarial bem-sucedida, os processos de codificação e decodificação devem estar em sincronia. Isso requer confiança entre o destinatário e o remetente. As diferenças culturais muitas vezes desempenham um papel na construção dessa confiança, especialmente na interpretação das comunicações não-verbais. Por exemplo, apontar com um dedo é aceitável na América do Norte, mas considerado rude em muitas partes da Ásia.
Comentários
Feedback é o passo final no processo de comunicação em que o receptor responde à mensagem do remetente. Esse sinal pode ser verbal - por exemplo, "Sim, acho que é uma excelente ideia" - ou não-verbal, como um suspiro ou uma longa pausa para indicar discordância. O feedback permite que o remetente execute uma ação corretiva, retransmitindo ou reformulando uma mensagem incompreensível. No entanto, o feedback deve ser fornecido rapidamente porque os atrasos podem matar ideias de negócios e levar a oportunidades de negócios perdidos.
