Seja comunicando-se com funcionários, fornecedores ou clientes, garantir que você esteja produzindo mensagens eficazes é de vital importância para o sucesso do seu negócio. Para ter certeza de que a comunicação da sua empresa está correta, você deve garantir que ela contenha as cinco características comuns às mensagens mais eficazes.
Objetivo Claro
Mensagens eficazes incluem um propósito claro de informar, persuadir ou colaborar com o público-alvo. A mensagem deve ser projetada de acordo com o nível de compreensão do público, a reação potencial e o relacionamento com o compositor. Geralmente, é melhor incluir apenas uma ideia principal em cada mensagem, a menos que existam problemas intimamente relacionados que devam ser abordados em conjunto. Ter um propósito claro na comunicação empresarial também ajudará a determinar o meio usado para entregar a mensagem.
Canais Apropriados
Também é importante escolher o canal apropriado para entregar a mensagem. A comunicação por e-mail pode ser usada para entrega a grandes públicos, enquanto a comunicação cara-a-cara é mais apropriada para grupos menores. A comunicação formal que precisa de documentação, como revisões de funcionários ou políticas, será melhor por escrito. Cabe ao remetente determinar qual saída é mais apropriada para uma mensagem específica. Por exemplo, uma apresentação em vídeo anunciando o social de uma empresa é uma maneira criativa e divertida de estimular os funcionários. O uso de vídeos para anunciar uma morte na família do CEO pode parecer insensível. O meio deve complementar, e não distorcer, o propósito da mensagem.
Fatos corretos
A comunicação empresarial exige um alto nível de precisão na informação de relatórios. As características das mensagens de negócios eficazes incluem datas, fatos, recursos e agendas claras que devem ser verificadas por completo e com clareza. Mensagens efetivas também estão livres de jargões, gírias e "fala corporativa". Por exemplo, em vez de dizer que “a corporação utiliza oportunidades premium para expandir as estratégias”, simplifique-a dizendo que “nossa equipe usa os melhores recursos para ajudar nossos negócios a crescer”.
Complete mensagens
A comunicação escrita e verbal só será eficaz quando as mensagens estiverem completas. Mensagens de negócios que contam apenas parte da história tendem a confundir os destinatários e a não envolvê-los como pretendido. Um bom teste é perguntar se alguma mensagem responde a todas as seguintes perguntas: quem, o que, quando, onde, por que e como. A única maneira de os funcionários, fornecedores ou parceiros de negócios poderem agir em uma mensagem é fornecida com o escopo completo.
Características criativas
Independentemente de a comunicação empresarial ser destinada a capitalistas de risco ou a pessoal de segurança, as pessoas só prestam atenção ao que lhes interessa. As mensagens mais eficazes são curtas, envolventes e diretas. A maioria das pessoas não acha todas as mensagens interessantes, por isso as mensagens eficazes na comunicação empresarial devem incluir um pouco de criatividade. Resumir e condensar mensagens aumentará a chance de que sejam lidas, enquanto enfatizar ideias de grande interesse encorajarão feedback e ação.
