Quando sua empresa ou organização tiver informações importantes para se comunicar e seus canais habituais forem insuficientes, planeje um projeto de comunicação tático personalizado de acordo com o conteúdo e as circunstâncias. Anúncios que se beneficiam de planos personalizados normalmente são eventos únicos, não rotineiros e significativos, como uma mudança na liderança executiva, contratação de planos e demissões, mudança nos benefícios dos funcionários e realocação das instalações da empresa. Eles geralmente envolvem audiências externas e internas. A elaboração de um plano de projeto de comunicação tático ajuda a garantir que você leve em consideração questões fundamentais: quem precisa ouvir o quê, de quem, por que meios, quando e com que finalidade? Um plano também identifica tarefas, responsabilidades e cronogramas - suavizando o trabalho de gerenciamento de projetos.
Esclareça e confirme antes de planejar. Identifique o "dono" do projeto - geralmente a pessoa que o designa - que aconselhará e aprovará seu plano. Com o dono do projeto: - Confirme a essência do conteúdo do anúncio, os requisitos desejados de tempo e confidencialidade. Confirme se existem sensibilidades ou circunstâncias incomuns, como requisitos legais ou de relatório de associação. - Afirmar como o projeto se encaixa como tática nas relações públicas e estratégias de comunicação. - Concorde com as fontes para obter informações e informações mais detalhadas de que você precisará, por exemplo, o gerente de recursos humanos da sua empresa ou o presidente do comitê de seleção de executivos. - Identifique os requisitos de aprovação e relatório para o seu projeto. Concordar se você irá gerenciar o projeto informalmente ou estruturar uma equipe de projeto. - Identifique os requisitos de aprovação para produtos de trabalho que fluem do plano, por exemplo, revisão por representantes legais, de recursos humanos e financeiros ou por executivos específicos. - Estabelecer parâmetros para os recursos necessários, como expectativas orçamentárias e uso de agências externas.
Cristalize o propósito e os objetivos. Propósito é o que você quer que aconteça, normalmente começando com "Para …" Objetivos normalmente começam com verbos de ação - eles são o que você quer fazer quando, declarados como processos ou resultados desejados. Sob essa luz, o objetivo de fazer seu anúncio em uma determinada data é um objetivo. O objetivo pode ser "satisfazer as necessidades e preferências das partes interessadas por informações oportunas e factuais relativas (ao tópico), de uma forma que afirme a imagem e os valores da empresa". Relacione esse propósito com a estratégia geral de relações públicas e comunicações.
Perfil de partes interessadas e públicos-alvo. O planejamento estratégico muito provavelmente identificou alvos de comunicação em traços amplos. Para o seu projeto tático, aprimore o foco. As partes interessadas são grupos ou indivíduos que serão afetados pelas informações específicas que você pretende transmitir e, portanto, são públicos-chave. Adicione à lista outros públicos nos quais você deseja criar, alterar ou confirmar percepções. Use uma tabela ou planilha com os seguintes cabeçalhos de coluna para resumir sua análise de: - Segmento de público. Dê a cada um um nome e, se necessário, inclua a nota de rodapé. Sub-segmentar um grupo se as necessidades de comunicação forem diferentes dentro do grupo. Exemplo: todos os funcionários, funcionários da divisão afetada, supervisores. Pergunte: "Quem precisará ou gostaria de saber sobre isso --- e por quê?" Por exemplo, considere clientes-chave, proprietários de ações, o público em geral, colegas em seu setor, órgãos políticos e fornecedores significativos. Escolha se os meios de comunicação serão segmentados ou se serão utilizados como canais para alcançar segmentos como o público em geral e a comunidade empresarial. --Need / Message. Embora a conscientização e o entendimento sejam objetivos para todos os públicos, alguns podem ter necessidades especiais. Os funcionários podem querer saber como serão afetados por um escritório que fecha, por exemplo, ou membros da associação, o processo pelo qual um líder executivo resignado será sucedido. Os membros da diretoria, executivos, supervisores e gerentes de contas estão entre aqueles que precisam não apenas das notícias, mas também do seu plano para comunicá-las, especialmente se quiserem desempenhar um papel. Identifique as principais mensagens para cada segmento. - Comunicador chave. De quem cada segmento esperaria ou gostaria de ouvir suas notícias? Identifique o porta-voz como a "cara" da comunicação para cada grupo - que será citado em um comunicado de imprensa, por exemplo, ou lidere uma conferência com funcionários. Embora a comunidade empresarial possa esperar ouvir o diretor executivo, os funcionários podem preferir ser informados por seus supervisores e principais clientes por seus gerentes de contas.
Planeje a sequência e os canais em cascata. Se você já ficou surpreso ao aprender primeiro com um jornal de grandes mudanças que sua empresa está planejando, você entende o princípio de "sem surpresas" e a importância da informação em cascata para garantir que não ocorram surpresas. Em uma tabela ou planilha de trabalho temporária, liste seus segmentos-alvo na ordem em que serão informados, trabalhando a partir da data e da hora em que suas informações serão mais amplamente conhecidas (geralmente o horário de um comunicado de imprensa geral). Embora algumas distribuições possam ser simultâneas, considere se alguns segmentos precisam de aviso prévio das comunicações por vir. Por exemplo, os supervisores podem precisar de tempo para se preparar para as perguntas dos empregados e os membros do conselho podem dar as boas-vindas aos artigos de jornais iminentes. Na coluna ao lado de cada segmento, identifique o canal através do qual a comunicação será feita. Canais são métodos de distribuição de informações que normalmente envolvem eventos e conteúdo escrito. Exemplos: - Para a equipe executiva, membros do conselho de administração, chefes de departamento e supervisores - avisos prévios por e-mail. - Para funcionários - aviso prévio por e-mail, reuniões departamentais, videoconferência, conteúdo do site. - Para os principais constituintes - aviso prévio por fax e e-mail, apresentação ao vivo. - Para o público em geral --- distribuição de notícias gerais, coletiva de imprensa, conteúdo do site.
Identifique as garantias necessárias. Garantias são os materiais utilizados na execução do seu plano de projeto de comunicações - documentos e audiovisuais, como fotos e gravações. Categorize-os como: - Colaterais de fundações, para uso com múltiplos segmentos. Exemplos: comunicado à imprensa, ficha informativa, perguntas e respostas, fotografias, conteúdo do site. - Garantias do segmento, as comunicações que vão para audiências específicas, abordando suas necessidades e preferências e na "voz" de seu porta-voz preferido. Muitas vezes, esses são memorandos do Comunicador-Chave do segmento anexando cópias das garantias de fundação acima, particularmente comunicados de imprensa. "Eu queria que você soubesse que nossa empresa está anunciando no final da tarde a notícia de que …" Essas garantias também podem incluir pontos de discussão, contornos de conteúdo ou AVs para comunicadores-chave, como membros da equipe executiva e supervisores. - Garantias de garantia, memorandos seus para os outros que devem participar do projeto, informando sobre o plano de comunicação e seus papéis esperados. Anexar cópias relevantes de colaterais de fundações e segmentos. Em uma tabela ou planilha, identifique para cada garantia o seguinte: Nome, Comunicador Principal, Atribuído a, Data de Vencimento do Rascunho, Aprovação (s) Obrigatória, Data de Vencimento Final.
Confirme o suporte necessário. Identifique o suporte que a implantação do seu projeto exigirá e confirme sua disponibilidade. Se não houver suporte permanente, use uma tabela ou planilha para detalhar como obter suporte, como o seguinte, identificando Item de suporte, origem e custo: --Desenvolvimento de garantias - Compilação de listas de distribuição com informações de contato para seus segmentos de destino --Capacidade e responsabilidade por transmissões em massa, como e-mails de grupo --Arranjos para reuniões de grupos, conferências de notícias e outros eventos associados.
Lançamento do projeto detalhado. Use uma tabela ou planilha para listar e estabelecer o cronograma de cada atividade que você planeja para o lançamento de suas comunicações. Identifique quem fará o que e quando, e também as garantias que cada um usará. Considere estes títulos de coluna: Número, Data e Hora, Atividade, Garantias a Serem Usadas, Pessoa (s) Responsável (is) e Status ou Notas. Planeje incluir o Detalhe de implementação do projeto nas informações de consultoria fornecidas a outras pessoas que tenham uma participação, como membros da equipe executiva, supervisores e equipe de suporte.
Planejar o acompanhamento do projeto. Use uma tabela ou planilha para detalhar esse acompanhamento como: - Questões pós-anúncio de partes interessadas, como funcionários e mídia de notícias; - Avaliação de projetos, muito provavelmente incluindo o sucesso da execução do projeto e avaliações subjetivas da resposta do público.
Fazer um orçamento. Identifique os custos previstos em conformidade com as políticas financeiras da organização. Você pode precisar apenas identificar aqueles que ainda não estão incluídos no orçamento existente para suporte geral de comunicações.
Obtenha seu plano de projeto aprovado. Forneça seu trabalho ao proprietário do projeto para aprovação antes de começar a execução e peça sugestões de melhoria. Prefácio seu documento de proposta com um breve resumo executivo. Siga este esboço e incorpore suas tabelas / planilhas em vez da narrativa detalhada: - Resumo Executivo - Propósito e Objetivos do Projeto - Coletores e Audiências (tabela ou planilha) - Detalhe de Lançamento da Comunicação (tabela ou planilha) - Coletários (tabela ou planilha) - Planos de acompanhamento - Suporte necessário - Orçamento
Dicas
-
Se a confidencialidade permitir, consulte os participantes e membros da audiência ou aqueles que trabalham com eles para entender melhor suas necessidades e interesses de informações. Além de seus canais de comunicação habituais, planeje eventos especiais para notícias não rotineiras para indicar sua "especialidade".
Aviso
Alguns anúncios podem estar sujeitos a leis e regulamentos trabalhistas e de valores mobiliários. Verifique com os chefes de recursos legais e humanos.
