Cartas comerciais eficazes são uma ferramenta importante no arsenal de todo empresário. Se pretende vender um produto ou serviço, ou simplesmente apresentar o próprio escritor, uma carta comercial eficaz deve ter algumas características básicas para que o leitor responda favoravelmente. A carta deve chamar o destinatário para ação e convencê-lo a fazer o que o escritor deseja. Todas as cartas comerciais eficazes têm certas qualidades em comum.
Informação completa
Uma carta comercial eficaz contém todas as informações que um leitor precisa para agir de maneira apropriada. A carta diz claramente de quem é a carta e onde e como responder. Indica sobre o que trata a carta, quando é necessário agir, onde essa ação deve ser tomada e por que ação deve ser tomada agora. A carta comercial é cheia de informações e não deixa nada de fora. Ele tem um claro apelo à ação e informa ao destinatário como executar essa ação.
Brevidade
A carta comercial eficaz não é florida ou ornamentada. É de graça e direto ao ponto. Não há palavras desperdiçadas. A linguagem é concisa na sua entrega, para que o leitor fique com apenas as informações necessárias. Uma carta comercial não é um lugar para mostrar grandes palavras ou poesia. Cartas comerciais eficazes são curtas e diretas.
Benefícios, não recursos
Cartas comerciais efetivas enfocam os benefícios para o destinatário, não os recursos do produto ou da informação. Responde a pergunta para o leitor: "O que há para mim?" Uma carta comercial leva em consideração as limitações de tempo impostas ao leitor e as necessidades que o leitor está trazendo para a mesa. Ela atende a eles, facilitando para o leitor tomar a ação desejada. As cartas comerciais se concentram em como o escritor de cartas pode ajudar o leitor, e não porque o leitor deve ajudar o escritor.
Especificidade
Use uma linguagem específica ao escrever cartas comerciais. Diga aos leitores exatamente o que eles podem esperar de produtos, serviços ou empresas. Não use linguagem vaga que possa deixá-los adivinhando. Use exemplos, se necessário, para esclarecer melhor a linguagem e deixar a carta comercial clara para o leitor. Se uma promessa for feita em uma carta, certifique-se de que a empresa possa fazer o backup. Além disso, use verbos de ação em vez de verbos passivos para dar força às suas frases.
Clareza
Evite usar o jargão a menos que seja absolutamente necessário em um esforço para se comunicar claramente. É importante esclarecer exatamente o que a carta está oferecendo e o que a carta está pedindo ao leitor para fazer. Caso contrário, o leitor pode não executar a ação solicitada e a carta não será efetiva. Use uma linguagem clara e forte para enfatizar o que o leitor deve fazer depois de ler a carta comercial. Frases curtas com verbos fortes e acionáveis são recomendadas para encorajar o leitor a agir.
Etiqueta
Certifique-se de seguir a etiqueta adequada em cartas comerciais. Certifique-se de descobrir o nome correto e a ortografia da pessoa que receberá a carta. Aborde-os adequadamente. Responda a todas as cartas que exigem uma resposta de retorno. Ao seguir a etiqueta adequada, um empresário mostra que ele tem o devido respeito pela pessoa para quem está escrevendo. Esse respeito pode ir muito longe no sentido de fazer o leitor da carta assumir o apelo à ação.
Correção
Desde a formatação da carta até a adequação do receptor, uma carta comercial deve atingir várias notas corretas para ser eficaz. Certifique-se de que ele seja enviado para a pessoa correta, no departamento correto, na empresa correta. Certifique-se de que a carta esteja indo para a pessoa correta para executar a ação que a carta pede que ela faça. Leia a carta e julgue se a língua está correta ou não para a pessoa para quem está enviando - nem formal nem informal. Quando estiver pronto para enviá-lo, verifique novamente a formatação uma última vez em busca de erros.
