Se o seu negócio exigir que você acompanhe tudo, desde detalhes importantes sobre um cliente até problemas aparentemente menores, aprender como escrever um memorando para o arquivo será benéfico para você. Isso pode ajudá-lo nos negócios do dia-a-dia.Por exemplo, se uma pessoa do escritório do seu cliente ligar ou enviar um e-mail solicitando a alteração do plano, escreva um memorando no caso de outra pessoa questionar suas ações posteriormente. Memorandos para arquivar são imperativos para arquivos legais, médicos ou outros arquivos altamente confidenciais que podem ser usados posteriormente em tribunal também.
Abra o Microsoft Word. No menu "Arquivo", clique em "Novo". O "Painel de Tarefas do Novo Documento" será aberto à direita.
Clique em "No meu computador", localizado na seção "Modelos". A caixa de diálogo "Modelos" será aberta. Clique na aba "Memos". Clique em “Assistente de memorando” e clique em “OK”. O "Assistente de Memorando" será iniciado.
Clique em "Next". Em "Qual estilo você gostaria", escolha "Professional" e clique em "Avançar" novamente. Em "Você deseja incluir um título", escolha "Sim" e digite "Memorando para arquivo". Clique em "Next".
Escolha "Data", "De" e "Assunto" em "Quais itens você deseja incluir" e insira as informações para cada um. A data deve ser a data da ocorrência, como uma ligação telefônica ou email. Deve ser do seu nome ou do nome do seu supervisor, e o assunto deve ser uma breve descrição da ocorrência, como "Mudança de Local".
Clique em "Next". Na seção "Para", selecione "Arquivo". Desmarque a caixa de seleção "CC". Clique em "Next" novamente. Adicione todos os itens de fechamento e clique em "Avançar" e, em seguida, clique em "Concluir". Digite suas anotações na seção inferior do formulário de memorando.
Imprima o memorando e arquive-o no arquivo do cliente. Salve uma cópia eletrônica também, se for o procedimento da sua empresa fazê-lo.
Dicas
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Escreva seu memorando para arquivar o mais rápido possível após o incidente ou conversa. Isso ajudará você a lembrar de todos os detalhes com mais clareza.
Aviso
Nunca digite nada depreciativo em um memorando para arquivar que não seja baseado em fatos. Afirmar que a Sra. Smith parecia irada é apropriado. Escrever que a Sra. Smith sempre tem uma atitude desagradável não é.
