Um memorando bem escrito pode ajudá-lo a obter rapidamente a aprovação para comprar computadores para sua empresa ou organização. O memorando deve indicar claramente a necessidade dos computadores, por que a compra deve ser feita agora e descrever claramente as alternativas possíveis. O memorando deve ser baseado em motivos comerciais e não em desejos pessoais.
Reúna informações sobre o estado atual dos computadores da sua organização. Descubra se há computadores suficientes para todos os membros da organização, sua condição de trabalho e quando eles foram comprados. Descubra o preço de compra original e compare-o com os preços atuais. Colete dados sobre o dinheiro gasto em reparos. Documente a qualidade do equipamento e se ele se tornou desatualizado. Entreviste pessoas que estão usando os computadores atuais. Pergunte sobre seus gostos e desgostos. Pergunte se eles sentiram que seus computadores em casa eram melhores do que os computadores do escritório e, em caso afirmativo, por quê.
Entre em contato com seus colegas em outras organizações. Reúna o máximo de inteligência possível sobre os computadores que estão usando, por quanto tempo eles estão em serviço e quaisquer planos para atualizações.
Considere usar os dados coletados para concluir uma análise SWOT. SWOT significa forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Uma análise SWOT é particularmente útil quando você está tentando justificar uma compra grande para uma grande organização. No entanto, preparar um SWOT para qualquer decisão pode ajudá-lo a construir um argumento melhor. Uma análise SWOT irá ajudá-lo a determinar o quão forte é a sua tecnologia de computador hoje, suas fraquezas e oportunidades de melhorias. Ele também analisará ameaças, por exemplo, como sua empresa pode ficar para trás e perderá negócios para concorrentes se continuar com a tecnologia desatualizada. Por fim, reúna informações de preços de vários fornecedores.
Escreva o memorando usando todos os dados necessários. Certifique-se de se concentrar no caso de negócios para a compra; o pedido de compra real virá mais tarde. Argumente com clareza e persuasão. Apresente o memorando e obtenha aprovação.
