Notas de débito e faturas são usadas no processo de contabilidade para ajudar as empresas a rastrear as vendas. Enquanto as notas de débito lidam com contas a receber, as faturas lidam principalmente com vendas concluídas nas quais o dinheiro já mudou de mãos. Se uma nota de débito ou fatura é usada, é importante que todas as informações pertinentes sejam incluídas no documento para que possam ser usadas no processo contábil no futuro.
Nota de débito
Uma nota de débito é um aviso enviado a um cliente para alertá-la de um valor em atraso. As empresas podem usar uma nota de débito como um precursor para enviar contas atrasadas para cobranças, como um alerta de que uma conta está prestes a se tornar em atraso ou para lembrar um desconto de um cliente para pagamento antecipado.
Fatura
As faturas são usadas para registrar transações de vendas. Por exemplo, se uma empresa estiver em uma exposição ou conferência e fizer uma venda, o comprador e a empresa receberão uma cópia de uma fatura para que ambas as partes saibam o que foi vendido, quando e por quanto. As faturas também são incluídas nos itens de vendas enviados aos clientes.
Diferenças
Uma nota de débito é uma informação referente a uma transação passada que não foi paga, enquanto uma fatura registra uma transação de venda que foi concluída. As notas de débito são baseadas em contas a receber, enquanto as faturas são usadas para vendas para as quais o pagamento já foi feito.
Exemplos de uso
Se a conta de um cliente estiver vencida, uma empresa pode enviar uma nota de débito ao cliente para lembrá-lo da supervisão da conta. A nota deve incluir o item ou itens comprados, a data da compra, o preço de compra, a data de vencimento do pagamento original e quaisquer encargos financeiros que possam ter sido aplicados à conta vencida. Um exemplo de fatura é quando uma venda é feita e o cliente solicita um recibo detalhado. A fatura inclui o item comprado, o preço de venda, a data da venda e o método de pagamento.
