Os empregadores têm um pouco de margem de manobra quando se trata de preparar folha de pagamento para seus funcionários, desde que o método que eles usam seja eficaz e justo. Muitos proprietários de pequenas empresas optam por preparar a folha de pagamento por conta própria para economizar dinheiro e manter um melhor controle e supervisão. Ao preparar a folha de pagamento por si mesmo, você pode optar por fazê-lo completamente à mão ou usar uma planilha e pode optar por calcular horas e minutos trabalhados por minutos de arredondamento em quartos de hora ou convertendo-os em decimais. Como alternativa, você pode considerar o uso de um programa de software de folha de pagamento para economizar tempo e energia.
Arredondar minutos exatos para trimestres
Se você estiver fazendo a folha de pagamento completamente à mão, pode ser difícil controlar e calcular horas e minutos trabalhados com total precisão. Em vez disso, você pode achar mais fácil arredondar os minutos exatos para trimestres de uma hora, que é a maior fração de uma hora que você pode arredondar legalmente para fins de folha de pagamento.
A coisa mais importante a ter em mente quando se usa este método é que, enquanto você pode legalmente arredondar minutos para quartos de hora, você não pode simplesmente arredondar para baixo ou você violará a Fair Labor Standards Act. Em vez disso, o tempo dos funcionários de um a sete minutos deve ser arredondado para baixo, mas oito a 14 minutos devem ser arredondados para o quarto mais próximo de uma hora.
Por exemplo, se John trabalhasse entre as 8:46 e as 17:28, incluindo um almoço pago, o seu patrão poderia arredondar as horas para as 8:45 da manhã até às 5:30 da tarde. Isso significa que ele trabalhou oito horas e 45 minutos para fins de folha de pagamento, em vez das oito horas e 42 minutos em que trabalhou. Esses oito e três quartos de hora seriam então multiplicados pelo seu salário por hora, então se ele ganhasse US $ 20 por hora, ele teria ganho US $ 175.
Conversão de minutos em decimais
Se você estiver procurando por um método mais preciso para converter minutos para folha de pagamento, convém usar um relógio de 24 horas e depois converter minutos em decimais em vez de arredondá-los para o trimestre. Converter minutos para decimais para folha de pagamento pode ser feito automaticamente se você estiver usando uma planilha criando uma fórmula que divida o número de minutos por 60. Se você está fazendo a folha de pagamento à mão, você pode consultar uma calculadora de conversão de tempo de folha de pagamento ou você pode simplesmente dividir os minutos por 60 manualmente. Use este método para subtrair facilmente o tempo de inatividade do funcionário.
Para o exemplo acima, você mudaria as 8:46 de João para as 5:28 da tarde. horas para 8,77 e 17,47, respectivamente. Subtraia 8,77 de 17,47 e você recebe 8,7, o qual você multiplicaria pelo seu salário, o que lhe daria um total de $ 174.
Usando o Software de Folha de Pagamento
Embora a maioria dos empregadores de pequenas empresas ainda calcule a folha de pagamento à mão e assuma esses dois métodos para calcular com precisão os minutos da folha de pagamento, um programa de software pode fazer o trabalho por você. Esses programas têm uma calculadora de conversão de tempo da folha de pagamento embutida e podem calcular automaticamente os salários que um funcionário ganhou com base no total de horas extras e regulares. O software também pode cuidar de impostos, garnishments, W-2s, bônus e outros problemas complexos de folha de pagamento.
Enquanto muitos empregadores preferem fazer a folha de pagamento à mão até contratar funcionários suficientes para justificar o software de folha de pagamento, eles não precisam. Existem muitos programas gratuitos e baratos de folha de pagamento para aqueles preocupados com o custo da transição para uma opção de software.
