Um sistema de folha de pagamento é o meio pelo qual você processa sua folha de pagamento para que os requisitos federais e estaduais necessários possam ser atendidos. Especificamente, o Departamento do Trabalho dos EUA exige que você indenize funcionários corretamente e no prazo; o Internal Revenue Service exige retenção na fonte de imposto federal; o departamento estadual de trabalho exige que você aplique leis trabalhistas estaduais e a agência tributária estadual exige a retenção do imposto sobre a folha de pagamento estadual. Ao projetar um sistema de folha de pagamento, escolha aquele que melhor se adapte às suas necessidades.
Avalie seus requisitos de folha de pagamento para determinar o sistema apropriado. O sistema manual requer processamento manual da folha de pagamento. Ele tem um risco maior de erro, portanto, use-o somente se você tiver poucos funcionários. O sistema informatizado interno requer processamento através de software de folha de pagamento. Use-o para simplificar o processamento da folha de pagamento. O sistema externo requer a terceirização dos encargos da folha de pagamento para um provedor de serviços de folha de pagamento. Use-o se quiser eliminar ou reduzir significativamente suas tarefas de processamento da folha de pagamento.
Crie o sistema manual, se esse for o escolhido. Compre planilhas de horário padrão em uma loja de material de escritório ou crie-as com um programa de planilha ou suíte de escritório. Compre cheques de folha de pagamento em branco de uma loja de material de escritório ou use seus cheques bancários. Use uma máquina de escrever para imprimir contracheques ou escreva-os à mão.
Este sistema exige que você calcule manualmente os salários e as deduções. Fique à par da retenção na fonte federal, imposto de depósito e leis de depósito de imposto através da Circular do IRS E. Entre em contato com sua agência de receita do estado para obter diretrizes de imposto sobre a folha de pagamento do estado. Verifique com triplo a folha de pagamento antes de emitir contracheques. Arquive cópias impressas de relatórios de folha de pagamento em uma área confidencial.
Faça o sistema informatizado interno, se é esse que você escolhe. Adquira o software de folha de pagamento que melhor atenda às suas necessidades. Pequenas empresas, por exemplo, podem usar o QuickBooks, empresas de médio porte podem usar o Ultimate Software e empresas maiores podem usar o Mangrove. Você pode fazer com que os funcionários horistas ataquem um relógio normal, mas um sistema computadorizado de relógio, como o da Kronos, é mais eficiente, pois permite que você importe o tempo para o software de folha de pagamento. O software calcula salários e deduções, permite depósito direto, imprime contracheques e recibos de pagamento, tem as tabelas federal e estadual de impostos retidos na fonte embutidas no sistema e salva e imprime relatórios de folha de pagamento.
Faça o sistema externo se você escolher essa rota. A maioria dos prestadores de serviços de folha de pagamento exige que você carregue suas horas de folha de pagamento pela Internet ou as envie por fax ou e-mail. O provedor processa sua folha de pagamento e envia os contracheques e relatórios de folha de pagamento em cada dia de pagamento. Algumas empresas permitem o acesso on-line ao sistema, o que permite imprimir relatórios e contracheques em sua própria impressora a laser.
Ao estabelecer este sistema, o fornecedor deve assinar um contrato mutuamente acordado detalhando seus serviços e fornecer uma listagem de seus preços. Para fins de depósito direto, forneça ao provedor sua conta bancária e número de roteamento. Se o provedor estiver lidando com seus assuntos de impostos e benefícios, você deve assinar um documento de procuração autorizando-o.
Dicas
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Você pode incorrer em taxas de IRS por erros fiscais de terceiros. Consequentemente, sempre verifique novamente o trabalho do provedor de serviços de folha de pagamento. Crie um fluxograma para seu sistema de folha de pagamento. O gráfico mostra as tarefas envolvidas no processamento da folha de pagamento, do início ao fim, com base no sistema escolhido.
