Como escrever um procedimento operacional padrão. Um Procedimento Operacional Padrão, ou um "SOP", é um documento que contém instruções sobre como executar uma tarefa. Assegura que os trabalhos de rotina sejam executados com segurança e em conformidade com os regulamentos aplicáveis. Você pode escrever um Procedimento Operacional Padrão autoritativo seguindo estas etapas.
Pergunte aos funcionários que usam o SOP suas informações sobre como o trabalho deve ser executado. Espere que o documento seja submetido a vários rascunhos antes que uma final possa ser gerada. Peça que os próprios funcionários revisem os rascunhos para sugestões adicionais.
Prepare um primeiro rascunho. Este esboço deve mapear todos os passos necessários no procedimento. Determine se grandes etapas podem ser divididas em etapas menores. Crie um fluxograma simples para servir como um primeiro rascunho valioso.
Escreva a primeira página, incluindo uma breve introdução, com uma visão geral de todo o trabalho. Dessa forma, os funcionários que normalmente lêem e executam uma etapa de cada vez devem visualizar o trabalho do início ao fim antes de começar.
Prepare um cabeçalho na primeira página. Ele deve incluir o nome da empresa e o logotipo da unidade de negócios, o título do documento, a data de criação e o número do documento específico, conforme determinado pelo pessoal de controle do documento. Inclua também um número de problema gerado pelo controle de alterações.
Crie uma tabela diretamente sob o cabeçalho intitulado "Histórico de alterações e aprovações". Inclua colunas para a data de emissão do SOP, descrição de alterações e assinaturas para o originador de SOP, o gerente de departamento e o gerente de controle de qualidade. A descrição das alterações deve resumir brevemente quaisquer revisões feitas no SOP desde a sua criação. Cada revisão deve ser assinada pelo seu iniciador.
Comece a segunda página com o objetivo do SOP. Inclua seu escopo, o conteúdo do documento, definições de termos ou abreviações usadas no SOP, responsabilidades do pessoal envolvido no procedimento e referências a documentos nos quais o POP se baseou, como padrões comerciais.
Conclua o SOP descrevendo o procedimento em etapas curtas. Use uma linguagem simples e evite descrever várias etapas na mesma frase. Uma vez que a tarefa tenha sido detalhada, date o documento e faça-o assinar pelo pessoal regulador apropriado. Envie o SOP por e-mail ao departamento de controle de documentos e ao gerente responsável pela implementação do procedimento.
