A maioria dos trabalhos nas empresas é composta por inúmeros projetos. Esses projetos abrangem toda a gama e podem incluir projetos de construção, pesquisa de marketing, web, introdução de novos produtos e projetos de aquisição de empresas. Seja qual for o caso, alguém precisa liderar o projeto e desenvolver uma lista de verificação para concluir o trabalho. Posteriormente, as responsabilidades precisam ser analisadas e atribuídas. Você precisa dar tempo suficiente para concluir o projeto no prazo. Portanto, há algumas coisas importantes a considerar ao lançar qualquer novo projeto.
Lista de Tarefas
A primeira consideração ao lançar um projeto é listar tarefas específicas. O líder do projeto, que pode ser um diretor ou gerente, geralmente supervisiona o projeto. Ao fazê-lo, ele precisa listar todas as tarefas ou funções necessárias para realizar o projeto. Por exemplo, um projeto de construção requer uma seleção de uma determinada localização, financiamento, licenças e aquisição de matérias-primas, como madeira e concreto. Tarefas adicionais devem ser incluídas para completar a construção do edifício ou estrutura. Ao lançar um projeto, faça uma lista completa de todas as tarefas envolvidas. Reúna-se com outros gerentes para garantir que sua lista seja precisa e abrangente. Outro gerente de departamento pode conhecer as tarefas adicionais necessárias para o projeto.
Despesas
Você normalmente terá um orçamento para o seu projeto. Como líder do projeto, é sua responsabilidade garantir que você conclua o projeto dentro ou abaixo do orçamento. Uma maneira de conseguir isso é fazer com que todos os envolvidos forneçam custos para suas tarefas. Certos indivíduos terão mais experiência em estimar custos de material do que o líder do projeto, especialmente se numerosos profissionais especializados trabalharem no projeto. Sempre que possível, adicione de 10% a 15% extra ao custo do projeto como um buffer, de acordo com a Social Signal, consultores da indústria de mídia social. Você só será capaz de adicionar este buffer 10 perfeito para 15 por cento ao escrever seu plano de negócios com antecedência - quando você souber sobre o projeto antes do tempo.
Recursos
Outra parte importante da lista de verificação de lançamento do projeto é determinar o recurso que você precisará. Os recursos incluem contratados, agências e outros fornecedores externos que irão ajudá-lo no projeto. Por exemplo, os contratados são necessários para projetos de construções. Você pode precisar de uma agência de pesquisa de marketing para conduzir pesquisas por telefone para o seu projeto. Recursos também podem incluir materiais de referência ou relatórios; ou software especial que você pode precisar para concluir o projeto.
Atribuições de tarefas e datas de vencimento
As pessoas que trabalham em seu projeto precisam receber determinadas tarefas. Delegar atribuições ajuda você a fazer mais a um ritmo mais rápido. Atribuir tarefas a pessoas especializadas em áreas específicas relacionadas às tarefas. Por exemplo, os gerentes financeiros podem trabalhar na projeção de vendas e lucros para um novo projeto de introdução de produtos. Os gerentes de marketing podem trabalhar em tarefas relacionadas a conceitos ou idéias de produtos, preços, publicidade e distribuição. Além disso, as datas de vencimento devem ser estabelecidas para todos os projetos. A melhor maneira de atribuir tarefas do projeto e datas de entrega é por meio de reuniões. Posteriormente, forneça uma lista de todas as tarefas do projeto e pessoas responsáveis por concluí-las. Distribua a lista para todos os envolvidos no projeto. Encontre-se periodicamente para garantir que as tarefas estejam progredindo em tempo hábil.
Planos de contingência
Sempre tenha contingências embutidas na lista de verificação do seu projeto. Às vezes, as tarefas podem ser difíceis de concluir a tempo. Por exemplo, um fornecedor de impressão pode estar atrasado na impressão de recursos visuais de vendas no prazo. Certas matérias-primas podem ser impossíveis de obter. Consequentemente, você precisa pensar em planos de backup para cumprir seus prazos. Por exemplo, você pode substituir outra matéria-prima por um projeto de construção; ou entregar um rascunho das ajudas visuais de vendas se elas não forem finalizadas. Posteriormente, informe os executivos ou seu chefe quando as cópias finais dos recursos visuais forem concluídas.
