Embora a comunicação escrita tenha várias vantagens óbvias em relação à comunicação oral, como a falta de ambigüidade no significado, a fácil replicação e permanência, a comunicação escrita nem sempre é a melhor escolha para comunicação comercial, acadêmica ou pessoal. Entender as desvantagens da comunicação escrita posiciona você para determinar o melhor modo de comunicação para qualquer situação.
Impessoalidade
A comunicação escrita é menos pessoal que a comunicação oral, tornando-a menos ideal para mensagens emocionais. Por exemplo, a maioria das pessoas acha que notícias importantes, como ser demitido, receber uma promoção, terminar um relacionamento ou propor casamento, devem ser comunicadas pessoalmente. A comunicação por escrito ou e-mail também é menos eficaz do que a comunicação pessoal na construção de relacionamentos pessoais.
Possibilidade de Miscommunication
A comunicação escrita não inclui nuances de tom de voz ou expressão facial, tornando a falta de comunicação mais provável. O humor e o sarcasmo são especialmente difíceis de transmitir na comunicação escrita e podem ser interpretados como insultos. Isso obriga as pessoas a escrever em tom mais formal e sério, contribuindo para a natureza impessoal da comunicação escrita.
Falta de Feedback Instantâneo
A comunicação oral geralmente gera feedback verbal e não verbal instantâneo, que freqüentemente informa as próximas observações do palestrante. A comunicação escrita carece deste elemento importante e, mesmo com algumas formas de comunicação digital, como mensagens de texto ou mensagens instantâneas, as respostas escritas carecem da espontaneidade da comunicação oral. A comunicação escrita não pode ser ajustada imediatamente para atender às necessidades do público, esclarecer uma questão ou responder a uma refutação. Além disso, se ocorrer uma falha de comunicação, o gravador pode não saber mais a tempo para corrigi-lo.
Custo, Materiais e Armazenamento
A comunicação escrita costuma demorar mais do que a comunicação oral, por isso pode ser mais dispendioso para as empresas. Além disso, cópias impressas da comunicação escrita exigem impressoras, tinta e papel, além de ocupar espaço de armazenamento.Em muitos casos, as comunicações eletrônicas também devem ser armazenadas, embora o custo desse armazenamento em termos de espaço e custo seja muito menor do que o do armazenamento em cópia impressa. Seja material impresso ou eletrônico, o material armazenado pode ser perdido ou destruído inadvertidamente.
Responsabilidade
A permanência da comunicação escrita pode criar uma questão de responsabilidade. Por exemplo, enquanto as observações faladas são facilmente esquecidas, e-mails, memorandos e outros documentos podem ser usados como prova no tribunal, mesmo anos depois de terem sido escritos. Além disso, a fácil replicação da comunicação escrita torna-a mais arriscada; enquanto uma piada falada pode ofender algumas pessoas, por exemplo, um email inadequado pode ser encaminhado instantaneamente para milhares de destinatários.
