Há momentos em que você precisa alterar a descrição de trabalho de um funcionário ou quando precisa atribuir uma tarefa de trabalho específica a um funcionário para um projeto especial ou por um período de tempo limitado, como período de férias ou licença de outro funcionário. Independentemente das circunstâncias, a comunicação é um elemento importante da atribuição de trabalho. A comunicação pode fazer a diferença entre excelente desempenho e um trabalho incompleto.
Determine as razões para atribuir trabalho a seus funcionários. O processo de atribuição de trabalho é diferente para redesenhar uma descrição de trabalho do que para atribuir tarefas a um projeto de equipe. Redesenhar uma descrição de trabalho é relativamente fácil, porque você tem uma tela em branco a partir da qual começar a atribuir tarefas. Por exemplo, se você precisar atribuir trabalho a um assistente executivo, conduza uma pesquisa sobre tarefas típicas de um assistente da alta gerência. Por outro lado, se sua equipe estiver trabalhando em um projeto específico, determine quais tarefas fazem parte do projeto total e determine os recursos de funcionários disponíveis para você.
Inventário de habilidades, experiência e capacidades de seus funcionários. Além disso, pergunte aos funcionários sobre sua experiência anterior de trabalho e interesses profissionais. De acordo com a mídia feminina, delegar efetivamente requer atenção ao conjunto de habilidades de um funcionário. Ele declara: "Certifique-se de estar delegando a alguém que possa concluir com êxito a tarefa em questão". Esta é a sua oportunidade de motivar os funcionários que desejam demonstrar suas capacidades e melhorar seu valor para a organização.
Construa uma lista de atribuições. Use sua análise de currículos, inscrições de aplicativos e funcionários para determinar quem possui as habilidades necessárias para realizar o trabalho. Se você tem dois ou mais funcionários que são igualmente qualificados e têm interesse em realizar o mesmo trabalho, planeje uma maneira de dividir as responsabilidades para que um funcionário não seja favorecido acima de outro.Se houver apenas pequenas diferenças nas qualificações do funcionário, considere atribuí-lo ao funcionário mais qualificado e designar um substituto no caso de um único funcionário não conseguir concluir a tarefa.
Desenvolver um método de comunicação que explique o trabalho designado, qualificações e expectativas necessárias. Este é o passo mais importante na atribuição de tarefas, portanto, sua comunicação precisa ser clara e deve abordar todos os elementos do trabalho. Os resultados esperados e as expectativas de trabalho fazem parte dos seus padrões de desempenho. Padrões de desempenho são medidas que você usa para avaliações de desempenho. Um exemplo de padrão de desempenho para o trabalho atribuído poderia ser "Use o Microsoft Access para inserir 100 registros de vendas por semana com pelo menos 98% de precisão". Usando esse exemplo, você está atribuindo uma nova tarefa, além de estabelecer um padrão de desempenho para incorporar na avaliação de desempenho do funcionário.
Discuta a nova tarefa com o funcionário. Esteja preparado para responder a perguntas sobre como executar a tarefa, os prazos e a quem o funcionário deve direcionar qualquer dúvida sobre a tarefa. Isso faz parte do seu método de comunicação. Você deve ser capaz de explicar completamente a tarefa, porque é importante para a organização, quais habilidades são necessárias e como o funcionário se beneficia ao assumir a nova tarefa. Os funcionários interessados em desenvolvimento de carreira ou aprimoramento de habilidades estão interessados em saber como se beneficiam ao aceitar novas responsabilidades.
