Por definição, um relatório abrangente destina-se a explorar um tópico ou uma ideia em grande detalhe. Nos negócios, relatórios abrangentes são freqüentemente usados para avaliar e discutir a situação financeira de uma empresa. Relatórios abrangentes também podem ser usados para outras finalidades, como resumir uma nova tendência de negócios ou descrever um novo mercado-alvo. Aprender exatamente como escrever um relatório abrangente pode ser uma habilidade útil para os funcionários em qualquer nível.
Antes de começar a escrever
Antes de começar a escrever seu relatório abrangente, reúna todas as informações, dados, gráficos, tabelas e documentos relevantes que você precisará consultar ao escrever. Você deve criar um esboço, uma ferramenta de escrita que possa ajudá-lo a organizar seus pensamentos em um formato estruturado. Um esboço normalmente consiste em frases curtas ou frases que podem servir como pontos de partida para as várias seções do seu relatório. Embora essas seções possam variar dependendo do tipo de relatório que você está escrevendo, elas podem incluir um resumo executivo, uma introdução, um sumário, vários parágrafos do corpo principal, uma conclusão, um apêndice e uma seção de referências.
Escrevendo o relatório
Usando seu esboço para orientá-lo, comece escrevendo um primeiro rascunho do relatório abrangente. Comece com a introdução, que vai dizer aos leitores o que eles estão prestes a ler e explicar os principais pontos que serão feitos no relatório. Após a introdução, adicione vários parágrafos ou seções específicas que abordam os principais pontos do seu relatório. No final do relatório, escreva uma conclusão que resuma o relatório. A conclusão deve consolidar todos os principais pontos que você fez no relatório. Pode incluir suas recomendações ou opiniões sobre o tópico em questão.
O resumo executivo
Depois de escrever seu relatório, é útil escrever o resumo executivo. Isso consiste em vários parágrafos que resumem todo o relatório. O sumário executivo deve dar ao leitor uma prévia condensada do relatório abrangente para que eles possam escolher os destaques. Esta seção do artigo é útil para executivos ocupados que desejam visualizar o relatório para entender o que é. Uma pequena amostra de um resumo executivo pode ser:
Exemplo:
A Digital Shirts, Inc. oferece camisas sob medida de alta qualidade equipadas com um algoritmo proprietário. Nossas lojas estão localizadas em alguns dos melhores shoppings do país, quase exclusivamente em bairros de alta renda. Nossas equipes de vendas são bem treinadas para criar uma experiência de compra de camisa artesanal para cada cliente.
Este relatório foi encomendado para descrever os detalhes de uma nova ala proposta da empresa.
Baseando-se em números dos últimos cinco anos, o relatório mostra que a renda se tornou estagnada, enquanto outros varejistas de ponta estão vendo um aumento recorde. Após uma extensa pesquisa, o departamento investigativo determinou que todas as empresas com um aumento de receita relatado também tiveram um aumento no conteúdo digital conectando-as com seus clientes.
A P & D determinou que um aplicativo de montagem digital, projetado para dar a cada camisa um ajuste perfeito sem extensas visitas de montagem, criaria um aumento substancial na renda. Este relatório detalha ainda mais como o aplicativo seria usado, a quantidade de pesquisas práticas realizadas e os resultados projetados da adoção dessa tecnologia.
Recomenda-se que todas as lojas comecem a incorporar a nova tecnologia de adaptação digital e que os materiais de treinamento e marketing sejam criados a tempo de aproveitar as próximas férias.
Documentos de apoio são úteis
Liste a fonte de quaisquer gráficos, tabelas ou gráficos que você usou no relatório no apêndice e adicione suas fontes de pesquisa à página de referências. Estes documentos de apoio irão adicionar peso aos seus argumentos.
O processo de edição
Depois que seu primeiro rascunho estiver concluído, retorne ao relatório abrangente para fazer alterações e acréscimos como achar melhor. Você pode acabar com vários rascunhos até o final do processo de escrita. Ao longo do processo de escrita, mantenha seu público-alvo em mente. O tipo de linguagem que você usa irá variar dependendo de quem estará lendo o relatório abrangente. Por exemplo, se você estiver escrevendo para um especialista no campo, poderá incluir termos complexos específicos do setor. Mas se você estiver escrevendo para um leigo, evite usar jargões e acrônimos confusos. Em alguns casos, pode fazer sentido escrever um relatório abrangente diferente para cada grupo de partes interessadas.
Depois de terminar de escrever
Depois de concluir o processo de gravação, é importante revisar seu trabalho várias vezes, fazendo as correções necessárias. Antes de enviar o relatório abrangente ao público-alvo, peça a um membro do departamento de comunicação da sua empresa para revisar e editar o documento. Este passo é crucial se o relatório abrangente for lido pelos membros do público no futuro.
Precisão, gramática e ortografia adequadas são fundamentais, especialmente se o relatório for lido por gerentes de nível superior da sua empresa. Embora o seu trabalho não seja lido por todos os membros do escritório corporativo da empresa, um relatório abrangente e abrangente só pode fazer você parecer melhor quando chegar a hora da promoção.
