Quando uma empresa gasta dinheiro para pagar uma despesa, seja em dinheiro, cheque, transferência eletrônica ou qualquer outro método, isso é conhecido como um desembolso de caixa no mundo da contabilidade. Um relatório de desembolso de caixa é um registro de cada transação que envolveu dinheiro pago pela empresa por qualquer motivo. O relatório geralmente é gerado pelo pacote de software contábil de uma empresa, como o QuickBooks.
Dicas
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O relatório de desembolso de caixa é um registro de todas as transações individuais que envolvem dinheiro pago por uma empresa.
O que é um desembolso de caixa?
Desembolsos em dinheiro representam as transações de despesas individuais que compõem os totais de despesas mostrados na demonstração de resultados de uma empresa. Isso inclui pagamentos de salários e vencimentos, estoques, serviços jurídicos externos, aluguel de imóveis e todas as outras despesas incorridas pela empresa. Quando a empresa paga as faturas, registra os pagamentos em uma revista de desembolso de caixa em seu sistema de software contábil.
O demonstrativo de lucros e perdas da empresa mostra os desembolsos de caixa em alto nível e as despesas são mostradas em diferentes períodos de tempo, dependendo se a empresa usa contabilidade de caixa ou de regime de competência.
O Diário de Desembolso de Caixa
Na contabilidade, o termo "diário" é usado para descrever uma lista de transações registradas que foram separadas por tipo. Um negócio geralmente usa vários periódicos em seu sistema contábil, como um diário para vendas, recebimentos de caixa, desembolsos em dinheiro e um diário geral. Em muitos pacotes de software de contabilidade, os usuários não veem os diários individuais.
Essas transações são lançadas no diário geral da empresa porque, quando um usuário gera cheques ou insere faturas no sistema, as entradas são feitas automaticamente para cada diário específico e, em seguida, transferidas para o diário geral. Isso eliminou a necessidade de registrar manualmente as transações em um diário individual, como o diário de desembolso de caixa. Quando as transações contábeis eram registradas manualmente, as entradas teriam sido registradas manualmente em um diário de desembolso de caixa e depois transferidas para um diário geral.
Protegendo o dinheiro da empresa
Um dos usos mais importantes para um relatório de desembolso de caixa é auxiliar na manutenção de controles internos rígidos sobre o dinheiro que sai da empresa para que ela não acabe nas mãos erradas. Isso faz parte de um processo maior de controles internos de caixa, que inclui várias etapas, como segregação de funções, o que significa que nenhuma transação financeira é tratada do começo ao fim por apenas um funcionário.
O relatório de desembolso de caixa pode fornecer aos proprietários informações necessárias sobre as despesas para ajudar a gerenciá-los ao longo do tempo. Por exemplo, mostra quanto foi gasto em estoque para o mês, o valor gasto com salários, aluguéis e arrendamentos de pessoal e despesas com serviços externos. O diário de desembolso de caixa pode ser usado como um recurso para planejar futuras decisões de gerenciamento de caixa. O relatório também fornece um nível de detalhes que é necessário para ajudar a impedir que qualquer pessoa na empresa se apropriar indevidamente ou direcionar o dinheiro de forma incorreta. Por exemplo, a revisão do relatório ao longo do tempo pode ajudar a rastrear padrões de pagamento para detectar atividades incomuns ou para detectar e verificar grandes desembolsos para garantir que sejam legítimos.
Quando a empresa desembolsa dinheiro, ela deve sempre usar um cheque numerado pré-impresso e ter políticas em vigor sobre quem na empresa pode autorizar pagamentos em cheque. Além disso, quando uma empresa paga as faturas, deve marcá-las como pagas para evitar pagamentos duplos sem escrúpulos ou incorretos. Revisar o relatório de desembolsos de caixa todo mês é uma maneira eficiente de capturar esse e outros problemas.
É importante que uma empresa tenha um número muito limitado de pessoas, talvez três ou quatro no máximo, com autoridade para assinar cheques da empresa. Se um desembolso incomum aparecer em um relatório de desembolso de caixa, torna-se simples rastrear a cópia do cheque e falar com a pessoa que assinou o cheque para verificar a transação. Os assinantes de cheques devem ter um nível de autoridade significativo e apropriado dentro da empresa.
