Os funcionários dependem de seus contracheques para manter seu estilo de vida. Consequentemente, eles esperam que seu empregador os pague com precisão e pontualmente. Quando ocorrem erros de pagamento, os funcionários geralmente ficam em pânico. Existem várias razões pelas quais ocorrem erros na folha de pagamento. Muitas vezes, o sistema de folha de pagamento é o culpado.
Definição
Um sistema de folha de pagamento é o meio pelo qual o empregador processa sua folha de pagamento. Não há sistema definido que os empregadores devam seguir. Normalmente, depende da estrutura e das necessidades da organização. Dentro do sistema, uma fundação deve ser estabelecida, como uma data de pagamento e um método de pagamento, como depósito direto e / ou cheques ao vivo.
Manual
Um sistema de folha de pagamento manual é feito inteiramente à mão. Os problemas com um sistema manual são muitos. O espaço para erros é alto, porque todas as tarefas da folha de pagamento são feitas manualmente. Isso inclui o cálculo de planilhas de horas, salários, impostos, emissão de cheques, preparação de W2s, verificação da folha de pagamento e registro de transações de folha de pagamento. Erros fiscais podem facilmente ocorrer com este sistema, resultando em penalidades do governo. Um sistema de folha de pagamento manual pode ser eficaz se você tiver apenas alguns funcionários.
Computadorizado Interno
Um sistema de folha de pagamento informatizado interno existe quando o empregador usa software de folha de pagamento. Pequenas empresas geralmente usam software de contabilidade com um recurso de folha de pagamento anexado, como Quickbooks. As grandes corporações usam um sistema de folha de pagamento mais caro e personalizado, como o Ultipro, que tem um recurso de RH anexado. A equipe interna de folha de pagamento está incluída neste sistema. O principal problema é que pode ser caro para o empregador. Ela tem que pagar salários e benefícios para o pessoal de folha de pagamento, além disso, ela deve comprar e manter o software. Falhas no sistema podem fazer com que o pessoal da folha de pagamento trabalhe horas extras, resultando em pagamento de horas extras, além de taxas de suporte técnico.
Externo
Um sistema de folha de pagamento externo ocorre quando o empregador terceiriza sua folha de pagamento para um provedor de serviços de folha de pagamento. Por uma pequena taxa, o provedor o libera de todas as taxas de folha de pagamento, incluindo administração de benefícios (por exemplo, saúde e aposentadoria). O provedor geralmente está fora do local; quando ocorrem problemas com a folha de pagamento, o empregador pode não saber até o dia do pagamento. Além disso, se o provedor da folha de pagamento tiver vários clientes, pode ser difícil obter ajuda imediatamente quando surgirem problemas na folha de pagamento. Certas informações, como documentos fiscais, podem não ser facilmente acessíveis se o empregador usar um provedor de folha de pagamento. Ele precisa solicitar as informações, o que pode levar algum tempo para chegar.
Solução
É provável que ocorram problemas na folha de pagamento; a chave é minimizá-los. O empregador deve examinar as necessidades de sua empresa antes de implementar o sistema. Por exemplo, se ela tem um pequeno negócio, mas espera que ela cresça, seu sistema de folha de pagamento deve fornecer essa capacidade.
