Na maioria dos casos, a estrutura organizacional de uma empresa se torna mais hierárquica ao longo do tempo. Não apenas uma estrutura hierárquica cria um design organizacional mais formal, mas também esclarece papéis e responsabilidades para os funcionários em todos os níveis. Como observa o MindTools.com, funções e responsabilidades claras fornecem vantagens vitais necessárias para o crescimento contínuo. Entre os mais importantes estão o aumento do controle interno, oportunidades de especialização no trabalho, gerenciamento aprimorado de processos e melhor desempenho operacional.
Controle interno
Controles internos fortes, como a separação de funções, diferentes níveis de autoridade e revisões periódicas, são vitais para gerenciar os riscos internos com eficácia, estabelecer responsabilidade e manter uma vantagem competitiva. De acordo com a Federação Internacional de Contabilistas, papéis e responsabilidades claras são vitais para estabelecer a hierarquia de tomada de decisões que um forte sistema de controle interno requer. Por exemplo, eles dividem uma empresa em níveis que determinam quem criará a estratégia de gerenciamento de riscos, quem fornecerá a supervisão e quem implementará os controles em um nível operacional.
Especialização
A capacidade de combinar as qualificações, a experiência e as qualificações da pessoa certa para o trabalho certo é vital para uma administração eficiente e para alcançar objetivos de longo prazo. Ao esclarecer papéis e responsabilidades, uma empresa em crescimento é mais capaz de definir cargos, o que, por sua vez, permite uma maior especialização no trabalho. Descrições de trabalho adequadas também fornecem uma base objetiva para avaliar o desempenho do funcionário, identificando as necessidades de treinamento e para promover os funcionários. Tudo isso acaba ajudando um negócio a se tornar mais eficiente.
Gerenciamento de processos
Papéis e responsabilidades claros são necessários para criar o que a EMC, uma empresa global de tecnologia da informação, refere como uma estrutura de cooperação. Quanto maior um negócio se torna, mais difícil se torna para um proprietário gerenciá-lo sozinho. No entanto, sem definir funções e responsabilidades, o ambiente de gerenciamento pode descer rapidamente em um campo de batalha de egos concorrentes. Por outro lado, funções e responsabilidades bem definidas, juntamente com uma estrutura de tomada de decisões, ajudam a garantir que ambos os processos e pessoas se encaixem perfeitamente.
Performance operacional
Talvez a maior vantagem de todas seja que funções e responsabilidades claras ajudem a melhorar o desempenho operacional. Embora o desempenho excepcional dependa de vários fatores, depende muito da definição clara das funções e responsabilidades de cada funcionário. Isso é essencial não apenas para ajudar uma empresa a identificar e decidir quando é a hora certa para aproveitar novas oportunidades, mas também para garantir que o trabalho não seja negligenciado, duplicado nem completado de forma ineficiente.
