Contabilizar corretamente as despesas com folha de pagamento é uma grande parte da responsabilidade de qualquer departamento de contabilidade, em negócios em todo o país e no mundo. Registros financeiros precisos são necessários em qualquer número de situações, como quando se reportam números contábeis a órgãos reguladores financeiros, solicitam dinheiro para doações e para solicitações de empréstimos. Manter registros precisos de despesas também ajudará o gerenciamento a viabilizar decisões orçamentárias e ajudará a impulsionar os ciclos de contratação. Embora poucas pessoas pensem sobre o dia de pagamento até que finalmente chegue, a preparação para o dia de pagamento é um trabalho de tempo integral para os outros.
Reunir folhas de tempo ou registros detalhados punch-in / punch-out e inseri-los em um aplicativo de software de folha de pagamento. Estes também incluirão pedidos de pagamento por doença / pagamento pessoal, pagamento de férias e folhas de ajuste de horário. Certifique-se de que as folhas de ponto sejam aprovadas pelo gerente apropriado antes da entrada.
Verifique novamente os registros de tempo para ter certeza de que eles são razoáveis e precisos. Este processo excluirá qualquer possibilidade de fraude no relógio.
Obtenha a aprovação final do gerente antes de cortar cheques e enviar EFT (Electronic Funds Transfers) para instituições bancárias.
Cortar cheques e autorizar transações EFT.
Mantenha os registros da folha de pagamento arquivados por cinco anos a partir do momento em que os funcionários foram pagos.
Acompanhe a atividade de verificação ao vivo, inclusive quando eles são depositados na conta do funcionário, quando o banco é liberado e quando você tem acesso a uma imagem eletrônica do cheque compensado. Mantenha uma cópia do cheque compensado à mão.
