Você pode aumentar suas chances de obter o equipamento, o software, os suprimentos, a equipe ou outros recursos de que precisa se concentrar-se em seus benefícios para sua empresa, e não apenas em você ou em seu departamento. Determinar como os recursos necessários ajudarão a reduzir custos ou aumentar os lucros ajudará você a fazer uma forte discussão sempre que solicitar mais ajuda.
Encontre o seu lead
A sentença principal é a abertura que diz ao leitor por que a carta é importante. Decida a declaração principal que você deseja fazer para justificar sua solicitação de recursos adicionais e use isso para iniciar sua carta. Essa pode ser uma afirmação ampla, como dizer que os recursos que você está solicitando ajudarão a aumentar as vendas ou cortar custos. Você então fornece suporte para sua reivindicação no corpo da carta.
Por exemplo, se você está solicitando um novo software para um departamento de contabilidade, pode começar sua carta com: “Gostaria de solicitar duas licenças de software ABC para o departamento de contabilidade, o que ajudará a empresa a reduzir o número de pedidos perdidos e a aumentar. Você explicaria que o software permitirá processar e aprovar novas contas de clientes mais rapidamente, resultar em remessas mais rápidas de pedidos e ajudar a coletar recebíveis mais rapidamente.
Obter suporte
Escreva uma lista das pessoas que se beneficiarão da sua solicitação, exceto aquelas que usarão diretamente os recursos. Por exemplo, se você estiver solicitando recursos que o ajudarão a realizar verificações de crédito mais rápidas em clientes em potencial, isso ajudará seu departamento de vendas a evitar a perda de clientes que continuam comprando outro fornecedor enquanto aguardam aprovação. Entre em contato com o departamento de vendas e peça permissão para usar o endosso do seu pedido. Procure problemas que seus novos recursos resolverão e encontre pessoas afetadas por esses problemas.
Execute os números
Escreva uma lista das maneiras pelas quais sua solicitação economizará o dinheiro da empresa ou aumentará as vendas. Mesmo que você esteja solicitando recursos para algo que tenha um benefício aparentemente intangível, talvez você ainda possa encontrar benefícios financeiros. Por exemplo, se você deseja que os recursos iniciem um programa de bem-estar dos funcionários, consulte seu departamento de RH para determinar o custo para a empresa de absenteísmo, pedidos de seguro saúde, rotatividade de funcionários, indenizações trabalhistas e outras perdas de produtividade que um programa de bem-estar pode reduzir ou atenuar.
Listar os benefícios qualitativos
Alguns benefícios que seus recursos solicitados fornecerão podem não ser facilmente quantificáveis, mas seus superiores ainda poderão ver como eles afetariam positivamente a empresa.Tais benefícios podem incluir melhoria do moral dos funcionários, diminuição da rotatividade, aumento da satisfação do cliente, diminuição do retorno do cliente e melhoria da produtividade e eficiência.
Mostrar o custo / benefício
Se possível, termine sua carta mostrando a relação custo / benefício da sua solicitação. Liste todos os custos associados à sua solicitação e, em seguida, liste os benefícios quantitativos e qualitativos que a concessão dos recursos solicitados fornecerá. Escreva sua carta usando o “Diga a eles o que você vai dizer a eles. Diga-lhes. Diga a eles o que você disse a eles ”, formate, começando com uma forte liderança, apoiando-a no corpo da carta e terminando com uma recapitulação.
