Manter um ambiente de negócios organizado é um componente essencial para uma empresa bem-sucedida. Procedimentos de escritório são as diretrizes para esse ambiente organizado.Ao seguir etapas detalhadas para configurar os procedimentos do escritório, sua equipe pode se concentrar nos negócios, em vez de itens que o levam embora.
Revise os procedimentos atuais. Entender os procedimentos atuais cria uma linha de base para a mudança. Se nenhum procedimento foi estabelecido, a observação do procedimento de escrita é um bom primeiro passo.
Reúna feedback dos funcionários. Depois que os procedimentos do escritório de linha de base forem capturados, obtenha mais feedback dos colegas de trabalho. Pergunte-lhes: "O que deve mudar? O que pode mudar? A ordem do procedimento do escritório está correta?"
Identifique quais procedimentos funcionam. Saber o que funciona ajudará ajudará seu foco em procedimentos que não funcionam.
Identifique quais procedimentos não funcionam. Destacando as áreas de melhoria, as recomendações podem ser trabalhadas.
Recomendar alterações a procedimentos que não estão funcionando. Use a lista da etapa acima e reúna-se com outros funcionários para enviar recomendações para alterações nos procedimentos que não estão funcionando.
Especifique detalhadamente as etapas do procedimento de escritório. Agora que você tem uma lista de procedimentos que funcionam e recomendou soluções para os que não funcionam, escreva-os em detalhes. Concentre-se em como um processo vincula-se ao outro.
Publique os procedimentos do escritório para os funcionários. A documentação detalhada deve ser compartilhada com todos os funcionários para que todos possam usar os procedimentos do escritório.
Dicas
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Procedimentos de escritório são melhor publicados com um manual de treinamento, sessões de perguntas e respostas e um documento de perguntas freqüentes. Nunca assuma que um processo funciona. Mantenha o monitoramento para melhoria contínua.
Aviso
Os procedimentos do Office às vezes são vistos como obstáculos para a conclusão dos negócios, portanto, alguns funcionários podem ser teimosos para mudar. Concentre-se nos benefícios de um processo de escritório.
