Um sistema organizacional é, simplesmente, como uma empresa é configurada. Uma boa estrutura organizacional estabelece uma hierarquia e o fluxo de comunicação em uma empresa. É importante que todos os negócios, independentemente do seu tamanho, implementem um sistema organizacional. Há muitos benefícios em ter uma estrutura organizacional bem definida, incluindo maior eficiência, produtividade e tomada de decisões. Cada estrutura tem seus pontos fortes e fracos. Em última análise, esses prós e contras dependem do tipo de negócio que você executa, do seu setor, do tamanho da sua organização e de outros fatores. É importante considerar todo tipo de sistema organizacional antes de decidir o que é certo para sua empresa.
O que são sistemas organizacionais?
Um sistema organizacional é a estrutura de como uma organização é configurada. Essa estrutura define como cada divisão de uma empresa é configurada, a hierarquia de quem se reporta a quem e como a comunicação flui por toda a organização. Separada ainda mais, uma estrutura organizacional define como cada função em uma organização funciona. Com uma estrutura organizacional bem definida, todos os funcionários sabem o que se espera deles e a quem eles relatam. Os proprietários de empresas devem pensar muito sobre qual sistema escolher, pois cada organização tem necessidades exclusivas. Uma estrutura organizacional certa para uma empresa não será adequada para outra.
Exemplos de sistemas organizacionais nos negócios
Existem quatro tipos principais de estruturas organizacionais: funcional, divisional, matriz e plana. Cada sistema possui recursos exclusivos.
Estrutura organizacional funcional: Uma estrutura organizacional funcional é uma hierarquia tradicional. Muitas empresas, especialmente grandes corporações, seguem a estrutura funcional. Este sistema possui várias divisões especializadas, como marketing, finanças, vendas, recursos humanos e operações. Em seguida, um gerente sênior supervisiona todas as divisões especializadas. O fluxo de relatórios é claro. Cada funcionário se reporta aos seus superiores, incluindo os chefes de divisão, que se reportam à alta administração. A gerência sênior supervisiona toda a estrutura. Como a empresa continua dividida em divisões especializadas, os funcionários tendem a se especializar também. Isso causa um caminho claro para promoção e crescimento. No entanto, as divisões podem ter problemas para se comunicar umas com as outras. Como todos os departamentos relatam para cima, há pouca comunicação horizontal entre eles, deixando pouco espaço para o pensamento holístico e integral da empresa, exceto no nível da alta administração. Isso torna o sistema organizacional funcional lento para se adaptar à mudança.
Estrutura organizacional divisional: Uma estrutura organizacional divisional divide os negócios em equipes com base nos projetos nos quais os funcionários estão trabalhando. Este sistema inclui muitos tipos diferentes de equipes, incluindo jurídico, relações públicas, pesquisa e desenvolvimento de negócios. Além disso, as equipes são criadas em torno de projetos específicos. Por exemplo, uma empresa farmacêutica pode ter equipes separadas dedicadas a cada medicamento que fabricam. Cada equipe de projeto tem um diretor ou vice-presidente e exerce certo nível de autonomia dentro da organização. A estrutura divisional permite que os funcionários se familiarizem profundamente com o trabalho de sua equipe. No entanto, as divisões geralmente desconhecem o que as outras equipes estão fazendo e não se comunicam umas com as outras. Os funcionários podem não conseguir trabalhar efetivamente nas divisões, quando necessário. Em última análise, esse sistema pode ser desafiador para gerenciar devido à sua estrutura dispersa.
Estrutura organizacional da matriz: Um sistema matricial é um cruzamento entre uma estrutura funcional e uma estrutura divisional. Do ponto de vista do olho de pássaro, o negócio é configurado em uma estrutura funcional, com uma hierarquia tradicional e divisões especializadas. No entanto, quando você olha para essas divisões de perto, elas são configuradas em uma estrutura organizacional divisional. Isso significa que eles são divididos em projetos e equipes menores. O tipo de matriz da estrutura organizacional é bastante complexo e requer muito planejamento, sem mencionar os fortes sistemas de comunicação em toda a organização. No entanto, quando a estrutura da matriz funciona bem, elimina muitos dos problemas que surgem com organizações divisionais ou somente funcionais. A comunicação pode viajar para as pessoas certas, o que aumenta a produtividade e o pensamento holístico. Além disso, os funcionários são expostos a outros departamentos e projetos, incentivando a colaboração cruzada. No lado negativo, a estrutura da matriz pode se tornar rapidamente confusa para os funcionários quando há muitos gerentes, e não está claro para quem se reportar.
Estrutura organizacional plana: A estrutura organizacional plana achata muito da hierarquia e permite que os funcionários tenham mais autonomia sobre seu trabalho. Frequentemente, as organizações planas são divididas em equipes temporárias, embora geralmente não tenham estruturas formais. Ainda há algumas dinâmicas de cima para baixo em um sistema plano. Muitas vezes, há pelo menos alguma liderança sênior dirigindo o navio. No entanto, este sistema baseia-se em interromper as estruturas hierárquicas tradicionais das empresas. Muitas startups e empresas de tecnologia tendem a uma organização plana, uma vez que estimula a inovação e a participação dos funcionários. O pensamento é que quando os empregados não são abafados pela burocracia, eles pensarão livremente e gerarão ideias novas e lucrativas. Isso aumenta a comunicação entre as equipes e elimina alguns dos problemas de comunicação que podem ocorrer quando as mensagens viajam por uma estrutura de cima para baixo. Infelizmente, um sistema plano é difícil de manter à medida que uma empresa cresce, e a necessidade de sistemas de comunicação mais estruturados entra em ação. Além disso, os funcionários de uma organização plana podem ficar sobrecarregados com muitas tarefas diferentes e não têm muito espaço para crescer ou ser promovidos.
Por que as empresas precisam de sistemas organizacionais?
Sistemas organizacionais são importantes para empresas de todos os tamanhos. Ter uma estrutura sólida e bem definida no lugar elimina a confusão e estabelece processos simples para os funcionários seguirem. Cada trabalhador deve saber exatamente a quem relatar. Sem algum tipo de hierarquia ou estrutura, um local de trabalho pode se tornar caótico. Os funcionários podem não entender quem é responsável por quê, fazendo com que coisas importantes caiam nas rachaduras. Uma estrutura organizacional sólida simplifica uma empresa e mantém todos na mesma página.
Um sistema organizacional coloca cada pessoa em seu lugar correto, capaz de contribuir com sua parte para a empresa. Ter um sistema melhora a eficiência geral, aumenta a produtividade e dá clareza a todos na organização. Cada departamento pode funcionar melhor quando os papéis são claramente definidos e os objetivos são compartilhados. Além disso, o sistema organizacional adequado pode melhorar a tomada de decisões, à medida que a informação flui por toda a organização. Gerentes de nível superior podem coletar informações de todas as divisões, dando-lhes uma visão maior da totalidade das operações de uma empresa.
Um sistema organizacional sólido elimina muitos problemas de negócios, incluindo a duplicação de trabalho e conflitos entre posições. Se uma empresa foi bem pensada, cada funcionário tem um papel distinto e as funções não se sobrepõem umas às outras. Não existe um “runaround” onde ninguém tenha certeza de quem é responsável por uma tarefa ou projeto específico. Por causa disso, a cooperação é aumentada e os funcionários sentem um certo orgulho em seu trabalho. Os trabalhadores evitam a frustração de ter papéis e postos de metas em constante mudança. Eles podem se concentrar no que fazem melhor.
A escolha do sistema organizacional adequado pode levar sua empresa ao próximo nível. Por exemplo, se sua empresa é baseada em produto, uma matriz ou estrutura divisional provavelmente será ideal. Estas são estruturas baseadas em projetos que se concentram em equipes especializadas. As pequenas startups, por outro lado, podem considerar uma estrutura plana para permitir que todos os funcionários contribuam com suas habilidades e conhecimentos sem que a hierarquia interfira.
Exemplos de empresas com sistemas organizacionais
Exemplos do sistema funcionalOs sistemas organizacionais funcionais têm sido historicamente usados pelos militares, universidades e entidades governamentais. Com o passar dos anos, as hierarquias funcionais tornaram-se menos populares e muitas organizações se afastaram delas. No entanto, eles ainda estão em uso por certas empresas. Um exemplo de como esse tipo de sistema organizacional pode ser usado está em uma configuração de fábrica tradicional. O gerente da fábrica supervisiona as diferentes divisões da fábrica, cada uma delas especializada. Cada divisão tem seu próprio gerente, todos os quais se reportam diretamente ao gerente da fábrica. Outro exemplo poderia ser uma loja de varejo. Um gerente de loja supervisiona as operações no topo da pirâmide. Abaixo estão os diferentes departamentos. Talvez exista um para inventário, um para atendimento ao cliente e outro para marketing e promoções. Cada um tem seu próprio supervisor e todos se reportam ao gerente geral.
Exemplos do sistema divisionalOs sistemas divisionais são populares entre grandes corporações multinacionais. Por exemplo, a Johnson & Johnson tem uma estrutura divisional. Cada uma das marcas da Johnson & Johnson opera como uma empresa própria, com liderança e estrutura internas próprias. Todas essas marcas se reportam à empresa controladora. Outro exemplo de estrutura organizacional divisional é a General Electric. O CEO está no topo e, além disso, a empresa é dividida em diferentes grupos. Existem alguns grupos operacionais, como os de finanças, jurídico, relações públicas e pesquisa global. Algumas equipes são dedicadas a projetos específicos, incluindo aviação, energia, saúde e muito mais.
Exemplos do sistema matricial: Um sistema organizacional matricial é complexo e, portanto, é adotado principalmente por empresas grandes e bem estabelecidas. Um exemplo famoso de uma empresa matricial é a Starbucks. A maior empresa de café do mundo usa uma estrutura funcional para dividir seus negócios em divisões, incluindo RH, financiamento e marketing. Esses departamentos estão localizados na sede corporativa da marca e se reportam aos níveis superiores de gerenciamento. O departamento de RH, por exemplo, cria políticas que afetam todos os locais da Starbucks. Em seguida, a Starbucks tem divisões separadas para cada região geográfica. Essas regiões incluem as Américas, China e Ásia-Pacífico, Europa, Oriente Médio, Rússia e África. A região das Américas, sendo a mais popular da empresa, é dividida em quatro divisões menores. A Starbucks também possui divisões baseadas em produtos. Por exemplo, há uma divisão para mercadorias como as canecas Starbucks e outra para assados. Nos níveis mais baixos da organização, a Starbucks tem equipes de funcionários, especialmente no nível da loja. Essa complexa estrutura matriz serve bem ao gigante do café, permitindo que a empresa opere milhares de lojas em todo o país com sucesso.
Exemplos do sistema plano: Sistemas planos são populares entre startups e empresas de tecnologia. Um exemplo famoso do sistema plano é o Zappos. Em 2013, o CEO da empresa de calçados massivos anunciou uma nova estrutura de gerenciamento chamada holacracy, uma configuração para incentivar a colaboração pela eliminação da hierarquia do local de trabalho. A empresa baniu os títulos dos gerentes. Não teria mais cargos e não haveria patrões. Todos os funcionários seriam responsáveis pelo seu próprio trabalho. A empresa esperava estimular a inovação e a criação, eliminando a burocracia envolvida na hierarquia e na tomada de decisões. No entanto, a Zappos se esforça para manter as operações realmente planas.
Esta é uma luta de muitas grandes empresas que implementam uma estrutura plana. Muitas startups falaram sobre a dificuldade de manter uma estrutura organizacional plana ao experimentar um crescimento exponencial. Estudos constatam que os funcionários encontram estruturas hierárquicas reconfortantes e práticas. Assim, uma estrutura organizacional plana talvez seja uma boa opção para um negócio que está em seus estágios iniciais, para estimular a inovação e o crescimento. No entanto, a maioria das empresas maiores se afasta de um sistema plano, já que pode se tornar complicado administrar com o tempo.
