Gestão de contratos é a administração de um acordo legalmente vinculativo entre duas ou mais partes. O gerente de contrato desenvolve o documento do contrato a partir de uma solicitação por escrito de ofertas, respostas do fornecedor e negociações com os licitantes. Depois que o contrato é assinado, o trabalho do gerente de contrato é garantir a conformidade com o que está escrito no contrato. Um contrato claro, abrangente e executável é essencial para corrigir com sucesso quaisquer problemas que ocorram durante a execução do contrato, incluindo os desafios comuns de gerenciamento de contratos discutidos neste artigo.
O trabalho não é o esperado
A melhor maneira de evitar que o desafio do trabalho não seja o esperado é definir claramente suas expectativas em seu contrato. Os requisitos de negócios geralmente são documentados em uma declaração de trabalho. Envolva pessoas em todos os níveis da empresa no estabelecimento de requisitos e na redação da Declaração de Trabalho, incluindo os usuários finais. Não use jargão. Defina todos os termos e acrônimos de negócios.
Orçamento ou cronograma é excedido
Em seu contrato, defina claramente o escopo do projeto. Garantir que o orçamento negociado e o cronograma sejam realistas. Estabeleça um método pelo qual rastreie o orçamento e o cronograma para garantir que você esteja no alvo. Desta forma, você pode monitorar o orçamento e o cronograma constantemente durante o projeto.
Falta de recursos com as habilidades certas
É essencial nomear uma equipe de projeto em ambos os lados do contrato que tenha o poder de realizar o trabalho. Um Plano Organizacional deve ser incluído como parte dos requisitos do contrato. No contrato, defina títulos, se não indivíduos, para trabalhar no projeto e declarar habilidades ou certificações que possam ser necessárias. O Plano Organizacional irá expandir isso, incluindo um organograma de todos os membros da equipe do projeto.
O status do projeto é desconhecido
Declare no contrato que um Plano de Comunicações será posto em prática. Esse plano deve incluir o que é necessário em termos de atualizações de status e reuniões de rotina, além de abordar como a comunicação ocorrerá com outras partes da organização, especialmente as pessoas que trabalham em projetos dependentes.
Mudança Ocorre
Estruturar o contrato para garantir que os riscos sejam identificados e revisados semanalmente pela equipe é a melhor maneira de se preparar para a mudança. O contrato deve incluir requisitos para avaliar o risco e identificar soluções para mitigar o risco. Além disso, um processo formal de controle de mudanças deve ser incluído em seu contrato.
O pagamento é contestado
Defina métodos e processos em seu contrato para recompensar / penalizar com base no cumprimento do contrato. Definir métodos para medir o progresso. Definir critérios de aceitação exatos. Essa clareza no contrato garantirá que ambas as partes entendam o que é esperado para aceitação e pagamento.
