Escrever um termo de abertura requer conhecimento do objetivo do projeto e como ele se relaciona com a missão e objetivos da organização. Um termo de abertura do projeto é criado em seções, incluindo a visão geral, a meta do projeto, a identificação dos membros da equipe e suas funções e a descrição do processo de conclusão do projeto em um prazo específico e dentro do orçamento.
Itens que você precisará
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Objetivos organizacionais e declaração de missão
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Proposta de projeto aprovada
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Nomes e funções dos membros da equipe do projeto
Alinhar Carta de Projeto com Proposta de Projeto
Use a proposta de projeto aprovada como estrutura para o desenvolvimento do seu termo de abertura do projeto. A meta, o escopo, os participantes, o orçamento, as premissas e as restrições esperadas do projeto devem ser idênticos aos descritos na proposta do projeto. O termo de abertura do projeto estabelece uma plataforma para o projeto que os membros da equipe e as partes interessadas podem usar para medir o resultado do projeto. O resultado esperado para o projeto também corresponde ao resultado esperado na proposta do projeto. Se você não tiver uma proposta de projeto aprovada, o termo de abertura do projeto serve como base para o projeto e é desenvolvido e assinado por todos os membros da equipe e pelas autoridades que aprovam o projeto.
Indique o objetivo do seu projeto, conforme descrito na proposta do projeto, ou faça um brainstorming com os membros da equipe para escrever uma meta clara do projeto, se você não tiver uma proposta de projeto. Por exemplo: "Os membros da equipe do projeto pesquisarão 100 funcionários para determinar o interesse e a participação potencial em um programa de reembolso de matrícula. Esses projetos refletem o objetivo estratégico da corporação de melhorar as realizações educacionais e profissionais de sua força de trabalho".
Identifique o gerente de projeto e os membros da equipe e suas funções, bem como os interessados no projeto. Observe a influência potencial das partes interessadas no resultado do projeto. Descreva a demografia dos participantes da pesquisa, se aplicável. Por exemplo: "Este projeto levará uma amostra de 100 funcionários com três a 15 anos na empresa. Os participantes da pesquisa serão selecionados de todos os departamentos pela divisão de recursos humanos e poderão participar anonimamente". Listar os destinatários do relatório final do projeto.
Estabeleça uma linha do tempo para concluir as etapas do projeto e um prazo rígido para concluir o projeto geral e apresentar seus resultados. Inclua os nomes dos membros da equipe e suas associações nas etapas específicas do projeto. Forneça a todos os membros da equipe cópias da linha do tempo do projeto e um cronograma de reuniões. Desenvolva uma lista de e-mail para fornecer gerenciamento e partes interessadas com atualizações de projetos. Identifique datas de reuniões alternativas e planeje a flexibilidade na linha do tempo do projeto, mas garanta que a data de conclusão do projeto seja definida para impedir circunstâncias imprevisíveis.
Descreva os processos para conduzir pesquisas, reunir e analisar informações e relatar os resultados do projeto. Inclua contingências para obstáculos e restrições esperados, bem como para ausências ou desafios não planejados. Identificar alocações orçamentárias do projeto, recursos e equipamentos necessários e planos para lidar com mudanças nas funções do projeto. Descreva como os resultados do projeto serão tabulados e avaliados e como o resultado do projeto se relaciona com a estratégia e a missão organizacional da empresa.
Dicas
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Configure um calendário e uma lista de e-mail para os participantes do projeto e partes interessadas. Realize reuniões regulares para discutir o progresso, desafios e mudanças
Aviso
Conflitos não planejados, emergências e eventos podem ocorrer. Descreva um plano de contingência para concluir seu projeto dentro do prazo e do orçamento. Documentar a influência das partes interessadas no projeto é importante para identificar seu impacto potencial no resultado do projeto.
