Sistemas e procedimentos são vitais para o bom funcionamento de um negócio. De acordo com Michael Gerber, consultor de negócios e autor do best-seller "The E-Myth", os negócios orientados por sistemas economizam tempo, causam menos estresse e geram mais dinheiro do que os negócios orientados pela palavra e instruções do proprietário. Criar procedimentos de escritório é um exercício de lógica e organização, melhor conduzido em uma ordem passo-a-passo.
Defina o escopo do procedimento, exatamente o que o procedimento deve realizar. Seja razoavelmente detalhado, mas não sobrecarregado. Por exemplo, você precisa de um procedimento para manipular emails de entrada que seja diferente de um procedimento para lidar com emails de saída. Você não precisa de um procedimento diferente para lixo eletrônico, contas, revistas e correspondência pessoal. Essas subcategorias podem ser incorporadas no mesmo cabeçalho geral.
Defina quem é responsável por garantir que o procedimento seja feito, incluindo os prazos ou linhas de tempo associados ao processo. A pessoa responsável não precisa fazer isso pessoalmente, mas deve verificar com o delegado designado para garantir a conclusão e inspecionar a qualidade. Essa definição é melhor atribuída a um título do que a uma pessoa, mesmo que você saiba quem estará fazendo o trabalho agora.
Listar as tarefas individuais inerentes a este processo. Coloque-os em ordem cronológica.
Escreva uma descrição de cada tarefa, incluindo prazos razoáveis, as ferramentas necessárias e as ações básicas necessárias. Inclua um "estado de conclusão" - a aparência da tarefa quando terminar. O estado de conclusão é vitalmente importante para inspecionar o trabalho e classificar o desempenho do funcionário.
Anote as conseqüências de não concluir uma tarefa dentro do prazo determinado. Isso inclui ação disciplinar para o funcionário e um plano de contingência para problemas que surgem do fracasso.
