Para garantir que estejam em conformidade com as regulamentações do IRS (Receita Federal) e as leis estaduais e municipais, as empresas devem incluir informações cruciais sobre funcionários e empresas em seus sistemas de folha de pagamento. A configuração e a execução dos diferentes componentes que compõem um sistema de folha de pagamento exigem devida diligência e conhecimento adequado da legislação tributária. Como resultado, é comum as empresas contratarem um consultor externo, contador ou serviço de folha de pagamento para depositar pagamentos de impostos, processar W-2s, gerenciar planos de aposentadoria e seguro e executar outras obrigações relacionadas à folha de pagamento.
Informação do empregado
Durante o novo processo de contratação, as empresas devem coletar informações como seguro médico e formulários W-4 para determinar o que deve ser deduzido do salário de um empregado. Esses formulários também fornecem aos empregadores informações cruciais, como o número da previdência social do funcionário e o valor retido na fonte para fins de impostos federais e estaduais. O sistema também deve acompanhar e processar as alterações feitas no status de isenção de impostos, pensões, planos de seguro ou fundos de aposentadoria do funcionário.
Informação salarial
Como parte do novo processo de contratação, os sistemas de folha de pagamento incluem um componente que designa quais funcionários estão em período integral, meio período e contratados. A classificação de trabalhadores em um sistema de folha de pagamento é importante, já que o governo incorre em altas penalidades para empresas que categorizam os funcionários incorretamente.
Quadro de Horários
Sem o conhecimento do número de horas que um funcionário trabalhou, os empregadores não podem determinar o que pagar a um empregado. Enquanto alguns trabalhadores recebem um salário, outros são remunerados por hora ou designados como empregados não isentos. Os sistemas de folha de pagamento incluem informações do quadro de horários ou áreas em que as horas de trabalho por hora e sem interrupção são registradas e analisadas quanto à precisão. As informações podem ser coletadas por meio de um relógio computadorizado, um relógio com carimbo de cartão perfurado ou um quadro de horários em papel.
Impostos e deduções aplicáveis
Embora o IRS forneça às empresas tabelas de impostos para calcular as retenções de impostos do empregado, os fornecedores e os sistemas de computador da folha de pagamento também podem fornecer essas informações. Os empregadores devem considerar o lucro anual acumulado no ano, os níveis salariais e as deduções fiscais ao resumir os impostos aplicáveis. Além disso, os sistemas de folha de pagamento devem calcular as deduções feitas através de planos de pensão, 401 (k) s, planos de seguro, contribuições sindicais e garnishments. O departamento de folha de pagamento também monitora os empréstimos e outras deduções que têm valores máximos e suspendem as deduções de salário quando o valor total foi pago.
Registro de folha de pagamento
O registro da folha de pagamento resume as informações sobre ganhos e deduções do empregado em um lançamento contábil inserido no razão geral para fins de contabilidade e pesquisa geral. Registros de folha de pagamento também são usados para criar relatórios de impostos. Esses documentos são preparados pelo pessoal de folha de pagamento ou gerados usando sistemas de computador de folha de pagamento.
Pagamentos manuais
Ocasionalmente, as empresas emitem cheques de pagamento manuais para funcionários entre períodos de pagamento devido a rescisão ou a um erro na folha de pagamento. Os sistemas de folha de pagamento devem contabilizar o valor do cheque no registro da folha de pagamento para fins de impostos e relatórios. Isso garante que o valor de retenção do imposto do empregador seja reconciliado com as deduções do funcionário.
