O sistema de recursos humanos (HRS) é um sistema de tecnologia da informação que captura, armazena e compartilha informações relacionadas às práticas, políticas e gerenciamento de recursos humanos em uma organização. É também conhecido como sistema de gestão de recursos humanos (HRMS), sistema de informação de recursos humanos (HRIS), sistema de gestão de capital humano (HCMS) e tecnologia de informação de recursos humanos (HRIT). Um HRS ajuda uma organização a gerenciar todos os aspectos complexos e interconectados dos recursos humanos, incluindo a conformidade com leis trabalhistas federais e estaduais.
Estrutura HMS
Um HRS automatiza funções cruciais de gerenciamento de recursos humanos, como gerenciamento de funcionários, remuneração e benefícios e suporte a decisões. É composto por um conjunto de bancos de dados integrados vinculados a unidades de processamento funcional, como contratação, tempo e atendimento, remuneração, benefícios e pensões, capacitação e treinamento de funcionários. Como os bancos de dados são integrados, informações básicas, como nome do funcionário, endereço e número da Previdência Social, precisam ser inseridas apenas uma vez, após o qual todas as unidades de processamento funcional podem recuperar e usar as informações.
Gestão de Empregados
O HRS captura todas as informações sobre os funcionários desde o seu pedido inicial de emprego até o seu pagamento final. Ele captura informações básicas de identificação, atribuições de tarefas, informações de desempenho, taxa de remuneração, inventário de habilidades dos funcionários e histórico de treinamento. As informações capturadas no banco de dados de gerenciamento de funcionários também são usadas para relatórios obrigatórios de conformidade para a EEOC (Equal Employment Opportunity Commission), como idade, sexo, nacionalidade, raça e deficiência.
Compensação e benefícios
As funções de remuneração e benefícios do HRS reúnem informações sobre as horas trabalhadas e as utilizam para calcular os salários, a quantidade de impostos federais e estaduais e outras deduções, como seguro saúde e contribuições para aposentadoria. O sistema gera cheques de pagamento ou depósitos diretamente nas contas bancárias dos funcionários. Também calcula as férias e as licenças médicas acumuladas com o período de pagamento e os totais acumulados no ano.
Apoio à decisão
Um HRS simplifica as atividades de relatório e suporte à decisão, gerando relatórios padrão de recursos humanos, como pagamento, novas contratações e transferências de funcionários. Essas informações são usadas para gerenciar os negócios, medir o desempenho organizacional e planejar o futuro. Um HRS também permite que os usuários gerem relatórios especiais para analisar determinadas situações e identificar tendências, como a maior rotatividade de funcionários em uma área da organização.
Compartilhamento de informações
Os sistemas de recursos humanos facilitam o compartilhamento de informações e a integração com outros sistemas empresariais essenciais de uma organização, incluindo finanças, contabilidade e cadeia de suprimentos. Eles também permitem o compartilhamento de dados com terceiros, como relatórios para agências reguladoras e transferências de dados de e para administradores de plano de saúde e plano de aposentadoria.
Employee Self-Service
Muitos sistemas de recursos humanos incluem uma função de autoatendimento de funcionários que opera por meio de um link de intranet - um site seguro e privado de propriedade da empresa. Usando este site, os funcionários podem atualizar suas informações pessoais, inserir suas horas trabalhadas, registrar-se para o treinamento e consultar suas férias acumuladas e licença médica sem precisar entrar em contato com um representante de recursos humanos. Os funcionários podem procurar suas informações no computador em suas mesas, em um laptop ou em um quiosque de computadores localizado no chão de fábrica ou no depósito.
